Кадровый
электронный документооборот

01

Расскажем про сервис, откроем бесплатный доступ на 45 дней с полным функционалом, дадим доступ в демо-версию, поможем спланировать переход на КЭДО и выдадим шаблоны документов

Поможем запустить 1С:Кабинет сотрудника, выпустить УНЭП сотрудникам и правильно собрать согласия на присоединение к КЭДО

02

Настроим маршруты согласования и новые типы документов, обучим специалистов и выдадим инструкции

03

Мы будем с вами на каждом шаге  — от планирования до запуска и обучения

Цели проекта 
Повышение эффективности внутреннего документооборота и взаимодействия между сотрудниками и кадровыми службами компании-пользователя за счёт цифровизации и автоматизации процессов. Пользователи должны иметь возможность отправлять электронные версии документов с помощью системы КЭДО и использовать ЭП для их подписания, без дублирования бумажных версий документов. Все подписанные электронные документы должны храниться в облаке/на сервере.

Ситуация до внедрения 
ООО «Комус» — российская рознично-торговая компания, являющаяся лидером на российском рынке канцелярских и офисных товаров, и одним из крупнейших поставщиков бумаги, картона и пластиковой упаковки в России.
Общее число сотрудников компании ~ 13 000 человек. Учет ведется по 30 юридическим лицам.
Компания вела кадровый учет в кастомизированной конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3.1. Для ускорения обработки кадровых документов их отправка в адрес ответственных лиц осуществлялась по электронной почте — сотрудник получал документы, распечатывал, подписывал их и отправлял скан-копии сотруднику кадровой службы. В дальнейшем, все документы подписывались и хранились в оригиналах. Наблюдалось дублирование процессов.
Для упрощения кадрового документооборота возникла необходимость внедрения программного продукта 1С:Кабинет сотрудника для автоматизации ведения кадрового электронного документооборота.

Уникальность и инновационность проекта 
Проект отличается масштабностью, объёмом дополнительного функционала и высокой степенью интеграции новых решений в существующую ИТ-архитектуру компании. Внедрение 1С:Кабинет сотрудника в ООО «Комус» позволило объединить кадровый электронный документооборот для более чем 13 000 сотрудников, работающих в рамках 30 юридических лиц.
Проект запускался в несколько волн с целью распределения нагрузки на систему — всего 12 этапов, которые покрыли весь персонал компании. В ходе внедрения провели работу с блокировками при одновременном обращении к сервису множества пользователей и больших пакетов данных при интеграции между «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Кабинет сотрудника».

Дополнительная информация к описанию проекта 
Трудозатраты по доработке системы — 821 час, из них ~30% трудозатрат на оптимизацию работы системы с большими объёмами информации и параллельных обращений.
Количество сотрудников, отказавшихся от перехода на КЭДО — <10%

Были выявлены следующие преимущества перехода на 1С:Кабинет сотрудника:

• Замена бумажного кадрового документооборота на электронный — выпускаемые приложением УНЭП сотрудников позволяют на юридическом уровне заменить подписи и печати на бумажных документах
• Бесшовная интеграция с типовым продуктом «‎1С:Зарплата и управление персоналом»
• Возможность кастомизации «‎1С:Кабинет сотрудника» под нужды бизнес-заказчиков
• Возможность использования мобильного приложения
• Соблюдение требований законодательства РФ к доступу и хранению персональных данных сотрудников.

Результаты проекта 

• Повышение скорости обработки кадровых документов за счёт автоматизации процессов.
• Снижение нагрузки на кадровые службы, высвобождение времени сотрудников для выполнения более сложных задач.
• Сокращение бумажного документооборота и связанных с ним затрат.
• Повышение прозрачности и управляемости процессов кадрового учета.
• Увеличение удовлетворённости сотрудников качеством кадрового обслуживания за счёт удобного личного кабинета для взаимодействия.
• Минимизация ошибок при обработке кадровых данных за счёт автоматизации рутинных операций.

Архитектура решения и масштаб проекта 
Основные бизнес-процессы, доработанные в рамках проекта:

• Отпуск (ежегодный — по графику/вне графика)
• Неявки
• Больничный
• Прием на работу
• Кадровый перевод
• Увольнение
• Изменение персональных данных
• Расчетный лист
• Ознакомление работника с произвольным документом
• Заказ справок

Взаимодействие работодателя и сотрудника происходит с помощью электронных подписей:

1. Со стороны работодателя — Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП):

• Работодатель получает УКЭП в ФНС или любом удостоверяющем центре.
• Право подписи передаётся кадровому сотруднику на основании Машиночитаемой доверенности (МЧД).
• Подписание кадровых документов от лица работодателя осуществляется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».
• Для подписания используется ПО КриптоПро.

1. Со стороны сотрудника — Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП).

• Сотрудник выпускает УНЭП в приложении «1С:Кабинет сотрудника», предварительно дав согласие на переход на КЭДО.
• Добавить сторонние подписи в «1С:Кабинет сотрудника» сотрудник не может.
• Для выпуска подписи не требуется посещения удостоверяющих центров или кадровой службы, выпуск УНЭП происходит через программу «1С:Кабинет сотрудника» (нужен только доступ в интернет).

Мастер-системой выступает 1С:ЗУП. В него изначально вводится вся кадровая информация о сотруднике (личные данные, должность, подразделение и т.д.) кадровой службой. Из 1С:ЗУП данные в разрезе сотрудников с помощью регламентного задания передаются (по расписанию) на сторону 1С:КС (справочники, регистры).

Исполнитель ГК «Беллераж».

Перевод 13 000 сотрудников на «1С:Кабинет сотрудника» в ООО «КОМУС»

Цели проекта
Цель — перевод кадрового делопроизводства предприятия с бумажного на электронный с возможностью последующего масштабирования и развития системы.
Задачи проекта:

• сократить трудозатраты на ведение кадрового учета, связанные с ручным вводом;
• ускорить обмен документами между работодателями и сотрудниками по кадровым вопросам;
• создать комфортные условия для дистанционного получения информации работниками;
• сократить затраты на обслуживание бумажного документооборота предприятия.

Ситуация до внедрения
ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» — высокотехнологичное производство по выпуску автомобилей под брендом HAVAL, которое располагается на территории индустриального парка «Узловая» Тульской области. Официальное открытие завода состоялось 5 июне 2019 года.
Предприятие работает по принципу полного цикла. В составе завода 6 цехов (цех штамповки деталей, цех сварки, цех двигателей, цех деталей интерьера, цех сборки автомобилей, цех окраски) с общей численностью сотрудников более 4000 человек.
По итогам 2024 года компания входит в ТОП-3 лучших компаний по выручке в отрасли производства автотранспортных средств, а мощность завода позволяет выпускать более 150 тыс. автомобилей в год.
Мы сотрудничаем с заказчиком с 2016 года, когда в Тульской области создали офисное подразделение. Ранее мы частично автоматизировали документооборот (планирование закупок и учета договоров), а также внедрили программное решение для расчета заработной платы и управления персоналом на платформе «1С:Предприятие». Поэтому, когда руководство предприятия решило автоматизировать кадровый документооборот, оно обратилось в «СофтЭксперт».
Завод «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» занимает обширную территорию 216 га. Для решения кадровых вопросов за каждым цехом был закреплен офис-ассистент, который лично обходил цеха или, если работника не удавалось найти, обращался к непосредственному руководителю сотрудника, чтобы тот передал приглашение в отдел кадров. С учетом численности работников бумажный документооборот, включая затраты на закупку бумаги и ведение архива, был колоссальных объемов и сложности.
Для решения задачи автоматизации кадрового документооборота выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в единую информационную систему предприятия, имеет лицензию на 5000 сотрудников и возможность доработки силами штатных программистов.

Уникальность и инновационность проекта

1. Наличие в штате сотрудников, говорящих на разных языках (русский, английский, китайский). Так как завод является структурным подразделением частного автомобилестроительного холдинга Great Wall Motors (КНР), среди сотрудников, особенно в офисе, большой процент представителей Китая. Для решения проблемы языкового барьера две подсистемы перевели на английский язык, но в текущей версии программы это довольно трудоемкая работа, поэтому сотрудники, которые не говорят на русском, используют веб-версию «Кабинета сотрудника» с автопереводом в браузере.
2. Большое число активных пользователей (до 5000). На заводе много цехов и много работников, на момент внедрения КЭДО среднесписочное число сотрудников превысило 4000. В процессе реализации проекта мы столкнулись сразу с двумя проблемами — консервативность офисных сотрудников, которые отказывались от перехода на электронный документооборот, и отсутствие у части цеховых работников смартфонов для использования мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника». Чтобы решить эту проблему, запланировали поэтапный переход, проводили обучение и рассказывали о преимуществах использования КЭДО в рассылках, в соцсетях компании. Для сотрудников без смартфонов планируется установка рабочих станций в цехах, чтобы они могли подать заявление или подписать документы.
3. Глубокая интеграция КЭДО в информационную систему предприятия. Так как завод постепенно переводит процессы единую платформу «1С:Предприятие», настроен удобный обмен по API данными с 1С:ЗУП, а само приложение для кадрового электронного документооборота сразу интегрируется и дорабатывается с учетом цеховой специфики (подробнее об этом рассказали в «Архитектура решения и масштаб проекта»).
4. Использование мобильного приложения.Из-за удаленности цехов друг от друга, большого числа работников и специфики графиков работы нужен был инструмент, который бы повысил удобство и скорость решения кадровых вопросов. Например, чтобы сотрудник мог оперативно сообщить о больничном, дистанционно решить вопросы по отпуску и прочее. Мобильное приложение «1С:Кабинет сотрудника» позволяет это сделать быстро и в любое время, в том числе в обеденный перерыв или дома после смены.

Результаты проекта
В результате перехода на кадровый электронный документооборот в ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус»:

1. Снизилась нагрузка на сотрудников отдела кадров.Теперь документы формируются автоматически в программе, не нужно выделять офис-ассистента для каждого цеха, который раньше лично обходил работников.
2. Повысилось удобство для работников.Все обращения можно подать дистанционно, не тратить время на поездку на завод, например, если приболел, нужно взять отпуск за свой счет или подать заявление на материальную помощь.
3. Сократились расходы на бумагу.Бумажный документооборот существенно сократился, больше не нужно печатать и хранить огромное количество документов. Есть электронный архив, большинство документов подписываются простой электронной подписью.
4. Сократилось количество ошибок ручного ввода.Бумажный документооборот отнимал не только время сотрудников, но и увеличивал риск ошибок из-за того, что нужно было с письменного заявления перенести правильно информацию в кадровую программу. Теперь же кадровики могут одной кнопкой заполнить большинство полей, так как информация автоматически подтягивается из справочников или выбирается из выпадающего списка.
5. Упростилась рассылка расчетных листков.Ранее рассылка выполнялась на электронную почту, но из-за того, что сотрудников более 4000 человек, этот процесс был очень трудоемким. Письма могли не доходить, у программы рассылки случались сбои, работники несвоевременно подавали информацию о смене электронной почты. «1С:Кабинет сотрудника» все эти проблемы решил моментально.

Архитектура решения и масштаб проекта
Всего для перехода на КЭДО было разработано и переработано 46 печатных форм. Доработаны документы «Материальная помощь», «Больничный лист», «Оплата по среднему заработку», «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», «Отпуск по уходу за ребенком», «Перенос отпуска», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Изменение графика работы списком», «Кадровый перевод», «Отгул», «Отпуск».
Для всех перечисленных выше документов, чтобы практически полностью исключить ручные корректировки печатных форм была добавлена дополнительная область «Дополнительные данные для печати (КЭДО)». В некоторых просто основание, например, в документе «Кадровый перевод», «Отпуск» или «Изменение графика работы списком» или «Отпуск по уходу за ребенком». Для некоторых типов документов, например, «Оплата по среднему заработку» доступно занесение шаблонов оснований для их последующего использования, в других — более крупные для конкретного вида заявления свои.
В тестовом режиме запущена система взаимодействия для возможности сотрудников связаться с кадровой службой и задать вопрос по конкретному документу «в одном окне». В планах в рамках системы взаимодействия создать бота помощника по подаче документов и доступного функционала.
На панель управления КС добавлена возможность включать или отключать типовые заявления, которые по виду подачи кардинально отличаются от наших.
Выполнена доработка, благодаря которой доступ к изменению документов после отправки в КЭДО блокируется только для кадровика, а для расчетчика остается доступным для выполнения расчета «Материальная помощь», «Отгул», «Оплата по среднему заработку», «Больничный лист».

«Отгул»
Добавлены для заполнения поля в которые вводится основания для предоставления отгула, за какой день, согласно какой статье, сколько часов. Все данные тянутся автоматически в приказ.

Переход на КЭДО автомобильного завода с более чем 4000 сотрудников

«Работа в выходные» и «Сверхурочная работа»
В табличную часть добавлены столбцы «Дата основания», «День отгула», «Время с», «Время до», для тех сотрудников, которые выбрали способ компенсации за отгул. Данные автоматически подставляются в приказ.

«Материальная помощь»
Добавлены дополнительные поля для указания ФИО родственника, степени родства и даты события (например, дата свадьбы). Значения этих полей автоматически подставляются в приказ.