Выбирайте КЭДО от Фирмы 1С
Привычный интерфейс
Работа отдела кадров из привычного кадрового приложения 1С (1С:ЗУП, 1С:ЗКГУ, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия)
Сервис КЭДО уже внутри кадрового приложения от 1С, он прост для настройки и не требует интеграции с учётной системой
Быстрый запуск
Тарифы КЭДО от 252 до 336 рублей в год за одного сотрудника, бесплатный выпуск электронной подписи
Низкая стоимость
Мгновенная отправка и согласование заявлений
Получите нужный документ от сотрудника в один клик. Заявления на отпуск, командировку, справку или смену данных подаются через 1С:Кабинет сотрудника. Согласование без личных визитов и ожидания в офисе
Сократите до минимума количество личных обращений и путаницу в бумагах
Уменьшите нагрузку на отдел кадров
Заключайте трудовые договоры с кандидатами из любого города. Весь процесс от отправки оффера до подписания приказа происходит онлайн
Дистанционное оформление сотрудников
Каждый документ, подписанный квалифицированной электронной подписью внутри системы, считается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, и обладает полной юридической силой
Юридическая значимость
Управляйте отпусками в несколько кликов. Сотрудники подают заявления онлайн, руководители согласовывают, а система автоматически формирует приказы и обновляет календарь. Никаких бумажных заявлений и конфликтов в планировании
График отпусков
Автоматизируйте рутинные задачи: больше никакой ручной печати, подписи, сканирования и рассылки документов. Сотрудники сосредоточатся на стратегических задачах, а не на заполнении документов
Экономия
рабочего времени
Преимущества КЭДО
Принимайте сотрудников на работу дистанционно
Теперь весь процесс от получения анкеты до подписания трудового договора проходит в дистанционном режиме, без личного присутствия кандидата
Создайте кабинет для кандидата в сервисе и пригласите его для оформления на работу
Пригласите кандидата
Кандидат заполняет в кабинете только те данные, которые вы запросили для него
Удобный кабинет кандидата
Проверьте полученные от кандидата данные и перенесите их в учётную систему 1С
Проверка и перенос данных
Кандидат подписывает согласие на присоединение к КЭДО и трудовой договор с помощью электронной подписи
Без личного присутствия кандидата
Больше о возможностях
1С:Кабинет сотрудника
1С:Кабинет сотрудника доступен
- Ознакомиться с расчётными листами и задать вопрос
- Отправить заявления на налоговый вычет
- Отправить заявления на удержание в пенсионный фонд
- Сообщить об отсутствии и согласовать с руководителем
- Составить и согласовать график отпусков
- Увидеть остаток неиспользованного отпуска
- Отправить заявление на отпуск
- Заказывать справки: 2-НДФЛ, с места работы
- Оформлять командировки
- Вести переписку с кадровым специалистом и бухгалтером
Сотрудники могут:
1С:Кабинет сотрудника доступен
- Автоматизированно обрабатывать заявления
- Обмениваться любыми кадровыми документами
- Массово рассылать расчётные листы сотрудникам и получать уведомления об ознакомлении
- Эффективно собирать графики отпусков
- Контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников
- Подключать и отключать сотрудников от КЭДО
- Отвечать на вопросы сотрудников
Кадровые специалисты и бухгалтеры могут:
1С:Кабинет сотрудника доступен
Руководители могут:
- Согласовывать и подписывать документы
- Настраивать гибкие маршруты согласования
- Добавлять заместителей и согласующих
- Подключать подписи «Госключ»
- Создавать шаблоны документов с помощью конструктора
- Выгружать электронный архив
- Массово проверять корректность подписей в архивах
- Контролировать доступы в КЭДО
- Просматривать личные данные подчинённых
- Вести учёт рабочего времени сотрудников
- Получать напоминания об отпусках подчинённых
- Заполнить форму-анкету соискателя, прикрепить документы и отправить в отдел кадров на проверку
- Подписать согласие на присоединение к КЭДО с помощью электронной подписи УКЭП от Госуслуг
- Выпустить электронную подпись УНЭП и подписать трудовой договор
Кандидаты могут:
- Ознакомиться с расчётными листами и задать вопрос
- Отправить заявления на налоговый вычет
- Отправить заявления на удержание в пенсионный фонд
- Сообщить об отсутствии и согласовать с руководителем
- Составить и согласовать график отпусков
- Увидеть остаток неиспользованного отпуска
- Отправить заявление на отпуск
- Заказывать справки: 2-НДФЛ, с места работы
- Оформлять командировки
- Вести переписку с кадровым специалистом и бухгалтером
Сотрудники могут:
- Автоматизированно обрабатывать заявления
- Обмениваться любыми кадровыми документами
- Массово рассылать расчётные листы сотрудникам и получать уведомления об ознакомлении
- Эффективно собирать графики отпусков
- Контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников
- Подключать и отключать сотрудников от КЭДО
- Отвечать на вопросы сотрудников
Кадровые специалисты и бухгалтеры могут:
- Согласовывать и подписывать документы
- Настраивать гибкие маршруты согласования
- Добавлять заместителей и согласующих
- Подключать подписи «Госключ»
- Создавать шаблоны документов с помощью конструктора
- Выгружать электронный архив
- Массово проверять корректность подписей в архивах
- Контролировать доступы в КЭДО
- Просматривать личные данные подчинённых
- Вести учёт рабочего времени сотрудников
- Получать напоминания об отпусках подчинённых
1С:Кабинет сотрудника доступен
Руководители могут:
Больше о возможностях
1С:Кабинет сотрудника
Какая версия подойдёт вашей компании
SAAS подойдёт, если:
● вам нужен быстрый запуск;
● нет собственного IT-отдела или вы не хотите нагружать его поддержкой системы;
● вас устраивает типовой, но гибко настраиваемый функционал.
● вам нужен быстрый запуск;
● нет собственного IT-отдела или вы не хотите нагружать его поддержкой системы;
● вас устраивает типовой, но гибко настраиваемый функционал.
Идеальное решение для быстрого старта. Система работает на защищенных серверах «1С», не требует ваших IT-специалистов и сложного оборудования. Подходит компаниям, которые хотят быстро внедрить типовые процессы без затрат на инфраструктуру.
On-premise подойдёт, если:
● безопасность и контроль данных — главный приоритет (данные физически остаются в вашей компании);
● у вас есть IT-ресурсы для развертывания и обслуживания серверов;
● требуется работа в изолированной сети (ограниченный выход в интернет).
● безопасность и контроль данных — главный приоритет (данные физически остаются в вашей компании);
● у вас есть IT-ресурсы для развертывания и обслуживания серверов;
● требуется работа в изолированной сети (ограниченный выход в интернет).
Решение для полного контроля. Система устанавливается на ваши собственные серверы внутри компании. Все данные хранятся локально, что позволяет соблюдать строгие внутренние политики безопасности. Выбор крупных компаний с собственными IT-отделами, готовыми обслуживать и развивать систему.
Облачная версия
SAAS
На серверах вашей компании
On-premise
Каждый электронный документ имеет юридическую силу
В КЭДО каждый документ подписывается сотрудником с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП)
Прямо внутри сервиса КЭДО ваши сотрудники смогут бесплатно получить электронные подписи (УНЭП) и сразу начать ими пользоваться
Приватные ключи хранятся на сервере Фирмы 1С, а не на устройствах сотрудников
Документы, подписанные в сервисе КЭДО электронной подписью УНЭП, равнозначны документам на бумажных носителях с собственноручной подписью
Электронная подпись
Равнозначны бумажным
Подписи бесплатно
Надёжное хранение ключей
С 22 ноября 2021 года работодателям разрешили перевести кадровый документооборот в электронный вид (сервис КЭДО) без дублирования на бумажных носителях
~ 28 ₽/мес
Примерная стоимость одной лицензии на сотрудника
- никаких скрытых и дополнительных затрат
- электронные подписи выпускаются бесплатно
- все тарифы
280 ₽/мес
Тарифы КЭДО
Отправьте заявку и партнёр 1С подготовит для вас коммерческое предложение и вход в демоверсию КЭДО
Успейте купить лицензии КЭДО по выгодным ценам
Партнёр 1С поможет вам перейти на КЭДО
01
Отправить заявку
Расскажем про сервис, откроем бесплатный доступ на 45 дней с полным функционалом, дадим доступ в демо-версию, поможем спланировать переход на КЭДО и выдадим шаблоны документов
Поможем запустить 1С:Кабинет сотрудника, выпустить УНЭП сотрудникам и правильно собрать согласия на присоединение к КЭДО
02
Подключить сотрудников
Настроим маршруты согласования и новые типы документов, обучим специалистов и выдадим инструкции
03
Настроить процессы
Мы будем с вами на каждом шаге — от планирования до запуска и обучения
Наша поддержка всегда рядом
Основные бизнес-процессы, доработанные в рамках проекта:
Взаимодействие работодателя и сотрудника происходит с помощью электронных подписей:
Со стороны работодателя — Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП):
- Отпуск (ежегодный — по графику/вне графика).
- Неявки.
- Больничный.
- Прием на работу.
- Кадровый перевод.
- Увольнение.
- Изменение персональных данных.
- Расчетный лист.
- Ознакомление работника с произвольным документом.
- Заказ справок.
Взаимодействие работодателя и сотрудника происходит с помощью электронных подписей:
Со стороны работодателя — Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП):
- Работодатель получает УКЭП в ФНС или любом удостоверяющем центре.
- Право подписи передаётся кадровому сотруднику на основании Машиночитаемой доверенности (МЧД).
- Подписание кадровых документов от лица работодателя осуществляется в программе «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Для подписания используется ПО КриптоПро.
- Сотрудник выпускает УНЭП в приложении «1С:Кабинет сотрудника», предварительно дав согласие на переход на КЭДО.
- Добавить сторонние подписи в «1С:Кабинет сотрудника» сотрудник не может.
- Для выпуска подписи не требуется посещения удостоверяющих центров или кадровой службы, выпуск УНЭП происходит через программу «1С:Кабинет сотрудника» (нужен только доступ в интернет).
- Мастер-системой выступает 1С:ЗУП. В него изначально вводится вся кадровая информация о сотруднике (личные данные, должность, подразделение и т.д.) кадровой службой. Из 1С:ЗУП данные в разрезе сотрудников с помощью регламентного задания передаются (по расписанию) на сторону 1С:КС (справочники, регистры).
Архитектура решения и масштаб проекта
- Повышение скорости обработки кадровых документов за счёт автоматизации процессов.
- Снижение нагрузки на кадровые службы, высвобождение времени сотрудников для выполнения более сложных задач.
- Сокращение бумажного документооборота и связанных с ним затрат.
- Повышение прозрачности и управляемости процессов кадрового учета.
- Увеличение удовлетворённости сотрудников качеством кадрового обслуживания за счёт удобного личного кабинета для взаимодействия.
- Минимизация ошибок при обработке кадровых данных за счёт автоматизации рутинных операций.
Результаты проекта
- Замена бумажного кадрового документооборота на электронный — выпускаемые приложением УНЭП сотрудников позволяют на юридическом уровне заменить подписи и печати на бумажных документах.
- Бесшовная интеграция с типовым продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом».
- Возможность кастомизации «1С:Кабинет сотрудника» под нужды бизнес-заказчиков.
- Возможность использования мобильного приложения.
- Соблюдение требований законодательства РФ к доступу и хранению персональных данных сотрудников.
Были выявлены следующие преимущества перехода на 1С:Кабинет сотрудника:
Трудозатраты по доработке системы — 821 час, из них ~30% трудозатрат на оптимизацию работы системы с большими объёмами информации и параллельных обращений.
Количество сотрудников, отказавшихся от перехода на КЭДО — <10%.
Количество сотрудников, отказавшихся от перехода на КЭДО — <10%.
Дополнительная информация к описанию проекта
Проект отличается масштабностью, объёмом дополнительного функционала и высокой степенью интеграции новых решений в существующую ИТ-архитектуру компании. Внедрение 1С:Кабинет сотрудника в ООО «Комус» позволило объединить кадровый электронный документооборот для более чем 13 000 сотрудников, работающих в рамках 30 юридических лиц.
Проект запускался в несколько волн с целью распределения нагрузки на систему — всего 12 этапов, которые покрыли весь персонал компании. В ходе внедрения провели работу с блокировками при одновременном обращении к сервису множества пользователей и больших пакетов данных при интеграции между «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Кабинет сотрудника».
Проект запускался в несколько волн с целью распределения нагрузки на систему — всего 12 этапов, которые покрыли весь персонал компании. В ходе внедрения провели работу с блокировками при одновременном обращении к сервису множества пользователей и больших пакетов данных при интеграции между «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Кабинет сотрудника».
Уникальность и инновационность проекта
ООО «Комус» — российская рознично-торговая компания, являющаяся лидером на российском рынке канцелярских и офисных товаров, и одним из крупнейших поставщиков бумаги, картона и пластиковой упаковки в России.
Общее число сотрудников компании ~ 13 000 человек. Учет ведется по 30 юридическим лицам.
Компания вела кадровый учет в кастомизированной конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3.1. Для ускорения обработки кадровых документов их отправка в адрес ответственных лиц осуществлялась по электронной почте — сотрудник получал документы, распечатывал, подписывал их и отправлял скан-копии сотруднику кадровой службы. В дальнейшем, все документы подписывались и хранились в оригиналах. Наблюдалось дублирование процессов.
Для упрощения кадрового документооборота возникла необходимость внедрения программного продукта 1С:Кабинет сотрудника для автоматизации ведения кадрового электронного документооборота.
Общее число сотрудников компании ~ 13 000 человек. Учет ведется по 30 юридическим лицам.
Компания вела кадровый учет в кастомизированной конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3.1. Для ускорения обработки кадровых документов их отправка в адрес ответственных лиц осуществлялась по электронной почте — сотрудник получал документы, распечатывал, подписывал их и отправлял скан-копии сотруднику кадровой службы. В дальнейшем, все документы подписывались и хранились в оригиналах. Наблюдалось дублирование процессов.
Для упрощения кадрового документооборота возникла необходимость внедрения программного продукта 1С:Кабинет сотрудника для автоматизации ведения кадрового электронного документооборота.
Ситуация до внедрения
Повышение эффективности внутреннего документооборота и взаимодействия между сотрудниками и кадровыми службами компании-пользователя за счёт цифровизации и автоматизации процессов. Пользователи должны иметь возможность отправлять электронные версии документов с помощью системы КЭДО и использовать ЭП для их подписания, без дублирования бумажных версий документов. Все подписанные электронные документы должны храниться в облаке/на сервере.
Цели проекта
Исполнитель ГК «Беллераж».
Экономический эффект от внедрения
- на 16% сократились операционные и административные расходы;
- на 11% сократились трудозатраты в различных подразделениях.
Перевод 13 000 сотрудников на «1С:Кабинет сотрудника» в ООО «КОМУС»
«Отгул»
Цели проекта
Цель — перевод кадрового делопроизводства предприятия с бумажного на электронный с возможностью последующего масштабирования и развития системы.
Задачи проекта:
Задачи проекта:
- сократить трудозатраты на ведение кадрового учета, связанные с ручным вводом;
- ускорить обмен документами между работодателями и сотрудниками по кадровым вопросам;
- создать комфортные условия для дистанционного получения информации работниками;
- сократить затраты на обслуживание бумажного документооборота предприятия.
Добавлены для заполнения поля в которые вводится основания для предоставления отгула, за какой день, согласно какой статье, сколько часов. Все данные тянутся автоматически в приказ.
Архитектура решения и масштаб проекта
Всего для перехода на КЭДО было разработано и переработано 46 печатных форм. Доработаны документы «Материальная помощь», «Больничный лист», «Оплата по среднему заработку», «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», «Отпуск по уходу за ребенком», «Перенос отпуска», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Изменение графика работы списком», «Кадровый перевод», «Отгул», «Отпуск».
Для всех перечисленных выше документов, чтобы практически полностью исключить ручные корректировки печатных форм была добавлена дополнительная область «Дополнительные данные для печати (КЭДО)». В некоторых просто основание, например, в документе «Кадровый перевод», «Отпуск» или «Изменение графика работы списком» или «Отпуск по уходу за ребенком». Для некоторых типов документов, например, «Оплата по среднему заработку» доступно занесение шаблонов оснований для их последующего использования, в других — более крупные для конкретного вида заявления свои.
В тестовом режиме запущена система взаимодействия для возможности сотрудников связаться с кадровой службой и задать вопрос по конкретному документу «в одном окне». В планах в рамках системы взаимодействия создать бота помощника по подаче документов и доступного функционала.
На панель управления КС добавлена возможность включать или отключать типовые заявления, которые по виду подачи кардинально отличаются от наших.
Выполнена доработка, благодаря которой доступ к изменению документов после отправки в КЭДО блокируется только для кадровика, а для расчетчика остается доступным для выполнения расчета «Материальная помощь», «Отгул», «Оплата по среднему заработку», «Больничный лист».
Для всех перечисленных выше документов, чтобы практически полностью исключить ручные корректировки печатных форм была добавлена дополнительная область «Дополнительные данные для печати (КЭДО)». В некоторых просто основание, например, в документе «Кадровый перевод», «Отпуск» или «Изменение графика работы списком» или «Отпуск по уходу за ребенком». Для некоторых типов документов, например, «Оплата по среднему заработку» доступно занесение шаблонов оснований для их последующего использования, в других — более крупные для конкретного вида заявления свои.
В тестовом режиме запущена система взаимодействия для возможности сотрудников связаться с кадровой службой и задать вопрос по конкретному документу «в одном окне». В планах в рамках системы взаимодействия создать бота помощника по подаче документов и доступного функционала.
На панель управления КС добавлена возможность включать или отключать типовые заявления, которые по виду подачи кардинально отличаются от наших.
Выполнена доработка, благодаря которой доступ к изменению документов после отправки в КЭДО блокируется только для кадровика, а для расчетчика остается доступным для выполнения расчета «Материальная помощь», «Отгул», «Оплата по среднему заработку», «Больничный лист».
Результаты проекта
В результате перехода на кадровый электронный документооборот в ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус»:
- Снизилась нагрузка на сотрудников отдела кадров.Теперь документы формируются автоматически в программе, не нужно выделять офис-ассистента для каждого цеха, который раньше лично обходил работников.
- Повысилось удобство для работников.Все обращения можно подать дистанционно, не тратить время на поездку на завод, например, если приболел, нужно взять отпуск за свой счет или подать заявление на материальную помощь.
- Сократились расходы на бумагу.Бумажный документооборот существенно сократился, больше не нужно печатать и хранить огромное количество документов. Есть электронный архив, большинство документов подписываются простой электронной подписью.
- Сократилось количество ошибок ручного ввода.Бумажный документооборот отнимал не только время сотрудников, но и увеличивал риск ошибок из-за того, что нужно было с письменного заявления перенести правильно информацию в кадровую программу. Теперь же кадровики могут одной кнопкой заполнить большинство полей, так как информация автоматически подтягивается из справочников или выбирается из выпадающего списка.
- Упростилась рассылка расчетных листков.Ранее рассылка выполнялась на электронную почту, но из-за того, что сотрудников более 4000 человек, этот процесс был очень трудоемким. Письма могли не доходить, у программы рассылки случались сбои, работники несвоевременно подавали информацию о смене электронной почты. «1С:Кабинет сотрудника» все эти проблемы решил моментально.
Уникальность и инновационность проекта
- Наличие в штате сотрудников, говорящих на разных языках (русский, английский, китайский). Так как завод является структурным подразделением частного автомобилестроительного холдинга Great Wall Motors (КНР), среди сотрудников, особенно в офисе, большой процент представителей Китая. Для решения проблемы языкового барьера две подсистемы перевели на английский язык, но в текущей версии программы это довольно трудоемкая работа, поэтому сотрудники, которые не говорят на русском, используют веб-версию «Кабинета сотрудника» с автопереводом в браузере.
- Большое число активных пользователей (до 5000). На заводе много цехов и много работников, на момент внедрения КЭДО среднесписочное число сотрудников превысило 4000. В процессе реализации проекта мы столкнулись сразу с двумя проблемами — консервативность офисных сотрудников, которые отказывались от перехода на электронный документооборот, и отсутствие у части цеховых работников смартфонов для использования мобильного приложения «1С:Кабинет сотрудника». Чтобы решить эту проблему, запланировали поэтапный переход, проводили обучение и рассказывали о преимуществах использования КЭДО в рассылках, в соцсетях компании. Для сотрудников без смартфонов планируется установка рабочих станций в цехах, чтобы они могли подать заявление или подписать документы.
- Глубокая интеграция КЭДО в информационную систему предприятия. Так как завод постепенно переводит процессы единую платформу «1С:Предприятие», настроен удобный обмен по API данными с 1С:ЗУП, а само приложение для кадрового электронного документооборота сразу интегрируется и дорабатывается с учетом цеховой специфики (подробнее об этом рассказали в «Архитектура решения и масштаб проекта»).
- Использование мобильного приложения.Из-за удаленности цехов друг от друга, большого числа работников и специфики графиков работы нужен был инструмент, который бы повысил удобство и скорость решения кадровых вопросов. Например, чтобы сотрудник мог оперативно сообщить о больничном, дистанционно решить вопросы по отпуску и прочее. Мобильное приложение «1С:Кабинет сотрудника» позволяет это сделать быстро и в любое время, в том числе в обеденный перерыв или дома после смены.
Ситуация до внедрения
ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» — высокотехнологичное производство по выпуску автомобилей под брендом HAVAL, которое располагается на территории индустриального парка «Узловая» Тульской области. Официальное открытие завода состоялось 5 июне 2019 года.
Предприятие работает по принципу полного цикла. В составе завода 6 цехов (цех штамповки деталей, цех сварки, цех двигателей, цех деталей интерьера, цех сборки автомобилей, цех окраски) с общей численностью сотрудников более 4000 человек.
По итогам 2024 года компания входит в ТОП-3 лучших компаний по выручке в отрасли производства автотранспортных средств, а мощность завода позволяет выпускать более 150 тыс. автомобилей в год.
Мы сотрудничаем с заказчиком с 2016 года, когда в Тульской области создали офисное подразделение. Ранее мы частично автоматизировали документооборот (планирование закупок и учета договоров), а также внедрили программное решение для расчета заработной платы и управления персоналом на платформе «1С:Предприятие». Поэтому, когда руководство предприятия решило автоматизировать кадровый документооборот, оно обратилось в «СофтЭксперт».
Завод «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» занимает обширную территорию 216 га. Для решения кадровых вопросов за каждым цехом был закреплен офис-ассистент, который лично обходил цеха или, если работника не удавалось найти, обращался к непосредственному руководителю сотрудника, чтобы тот передал приглашение в отдел кадров. С учетом численности работников бумажный документооборот, включая затраты на закупку бумаги и ведение архива, был колоссальных объемов и сложности.
Для решения задачи автоматизации кадрового документооборота выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в единую информационную систему предприятия, имеет лицензию на 5000 сотрудников и возможность доработки силами штатных программистов.
Предприятие работает по принципу полного цикла. В составе завода 6 цехов (цех штамповки деталей, цех сварки, цех двигателей, цех деталей интерьера, цех сборки автомобилей, цех окраски) с общей численностью сотрудников более 4000 человек.
По итогам 2024 года компания входит в ТОП-3 лучших компаний по выручке в отрасли производства автотранспортных средств, а мощность завода позволяет выпускать более 150 тыс. автомобилей в год.
Мы сотрудничаем с заказчиком с 2016 года, когда в Тульской области создали офисное подразделение. Ранее мы частично автоматизировали документооборот (планирование закупок и учета договоров), а также внедрили программное решение для расчета заработной платы и управления персоналом на платформе «1С:Предприятие». Поэтому, когда руководство предприятия решило автоматизировать кадровый документооборот, оно обратилось в «СофтЭксперт».
Завод «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус» занимает обширную территорию 216 га. Для решения кадровых вопросов за каждым цехом был закреплен офис-ассистент, который лично обходил цеха или, если работника не удавалось найти, обращался к непосредственному руководителю сотрудника, чтобы тот передал приглашение в отдел кадров. С учетом численности работников бумажный документооборот, включая затраты на закупку бумаги и ведение архива, был колоссальных объемов и сложности.
Для решения задачи автоматизации кадрового документооборота выбрали сервис «1С:Кабинет сотрудника», который легко интегрируется в единую информационную систему предприятия, имеет лицензию на 5000 сотрудников и возможность доработки силами штатных программистов.
Переход на КЭДО автомобильного завода с более чем 4000 сотрудников
- Заказчик: ООО «Хавейл Мотор Мануфэкчуринг Рус».
- Исполнитель: «СофтЭксперт».
«Работа в выходные» и «Сверхурочная работа»
В табличную часть добавлены столбцы «Дата основания», «День отгула», «Время с», «Время до», для тех сотрудников, которые выбрали способ компенсации за отгул. Данные автоматически подставляются в приказ.
«Материальная помощь»
Добавлены дополнительные поля для указания ФИО родственника, степени родства и даты события (например, дата свадьбы). Значения этих полей автоматически подставляются в приказ.
Архитектура решения и масштаб проекта
Цели проекта
Основной целью проекта являлось снижение трудозатрат и ручного труда за счет автоматизации кадровых процессов, включая учет невыходов, планирование отпусков, а также заказ и оформление справок. Дополнительно проект был направлен на оптимизацию внутреннего кадрового документооборота, сокращение сроков согласования и подписания документов, повышение качества взаимодействия сотрудников с кадровыми службами, а также переход на кадровый электронный документооборот с использованием электронной подписи и централизованным хранением документов.
Решение функционирует в распределенной инфраструктуре холдинга и обеспечивает обработку значительного объема кадровых операций в условиях высокой нагрузки
Интеграция между системами обеспечивает:
- автоматическую передачу данных без дублирования ввода
- контроль статусов документов на всех этапах жизненного цикла
- централизованное хранение кадровых документов.
В системе реализована сквозная логика обработки кадровых процессов: от подачи заявки сотрудником до формирования, согласования, подписания и хранения кадрового документа.
Разработаны и реализованы интеграционные взаимодействия:
- «1С:Кабинет сотрудника» ↔ «1С:Зарплата и управление персоналом» — для передачи заявок сотрудников и автоматического формирования кадровых документов
- «1С:Зарплата и управление персоналом» ↔ «1С:Документооборот» — для маршрутизации, согласования и подписания кадровых документов
- «1С:Документооборот» ↔ «1С:Зарплата и управление персоналом» — для возврата подписанных документов и синхронизации статусов
- «1С:Кабинет сотрудника» ↔ «1С:Документооборот» — для отображения статусов документов и предоставления сотрудникам доступа к подписанным документам.
В рамках проекта реализована архитектура кадрового электронного документооборота на базе платформы «1С:Предприятие» с использованием сервиса «1С:Кабинет сотрудника», решений «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Документооборот».
Результаты проекта
Дополнительно существенно сокращен бумажный документооборот, повышена прозрачность кадровых процессов и обеспечена возможность удаленного взаимодействия сотрудников с кадровыми службами. Решение масштабировано на предприятия холдинга и используется более чем 30 000 сотрудников.
Среднее время оформления справок было сокращено с 36–37 до 22 минут, а время обработки невыходов — с 8,96 до 3,58 минут. В рамках проекта автоматизирована обработка более 150 000 операций по невыходам и более 20 000 запросов справок в год.
В результате реализации проекта достигнуты значимые количественные и качественные эффекты. Обеспечен переход сотрудников на кадровый электронный документооборот, что позволило снизить трудозатраты на кадровые процессы до 21%. Существенно сократилось время обработки документов: до 40% по процессам оформления справок и до 60% по процессам учета невыходов.
Дополнительная информация
Доработка типового функционала системы — 5000 чел/часов.
Доля сотрудников, перешедших на КЭДО — 100%.
Доля сотрудников, перешедших на КЭДО — 100%.
Уникальность и инновационность проекта
Ключевые особенности:
- масштаб внедрения — более 30 000 пользователей
- полный переход на кадровый электронный документооборот (100% сотрудников в периметре проекта)
- реализация проекта с пилотного этапа с последующим тиражированием
- кастомизация решений «1С» под бизнес-процессы заказчика
- построение сквозной интеграционной архитектуры
- унификация кадровых процессов в распределенной структуре холдинга.
Проект реализован на раннем этапе распространения КЭДО на базе решений «1С» в масштабах крупных промышленных холдингов.
Ситуация до внедрения
Проект реализован с применением сервиса «1С:Кабинет сотрудника», основными преимуществами которого являлись:
- Бесшовная интеграция с типовым продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом»
- Возможность кастомизации «1С:Кабинет сотрудника» под нужды бизнес-заказчиков
- Возможность использования мобильного приложения
- Соблюдение требований законодательства РФ к доступу и хранению персональных данных сотрудников
- Доступность специалистов «1С» на рынке.
Исходная ситуация до внедрения КЭДО:
- Ведение кадрового учета исключительно на бумаге с ручной обработкой и хранением документов.
- Избыточное количество этапов бумажного документооборота.
- Повышенные трудозатраты на заказ и получение кадровых документов.
- Затяжное согласование приказов — до 3 дней на один документ.
- Отсутствие удаленного доступа для сотрудников, требующее личных визитов.
- Частые ошибки и перерасход времени HR из-за ручного заполнения данных.
- Низкая унификация кадровых процессов на предприятиях.
- Используемые кадровые информационные системы слабо интегрируются друг с другом.
- Отсутствие экспертизы у коллег по рынку, так как наш проект — один из первых пилотных проектов по КЭДО на «1С».
Цифровизация кадрового документооборота в АО «ТРАНСМАШХОЛДИНГ»
Исполнитель: Градум.
Архитектура решения и масштаб проекта
Цели проекта
- Повышение удобства взаимодействия сотрудника с отделом кадров;
- Оптимизация процессов подписания кадровых документов за счет отказа от «лишних» подписантов;
- Сокращение сроков подписания кадровых документов;
- Сокращение расходов на канцелярию за счет отказа от бумаги.
Выбранная система глубоко интегрируется в существующие справочники и журналы документов, делая работу с КЭДО достаточно простой. В начале процесса перехода на кадровый ЭДО были выбраны 3 основных бизнес-процесса, которые были максимально просты и понятны, но даже они потребовали некоторых улучшений. О них будет подробно рассказано ниже.
Для перехода на кадровый электронный документооборот был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника». Главным условием для выбора сервиса было в первую очередь удобство для основных пользователей системы. Важно было не усложнить работу конечных пользователей излишними переходами в дополнительные окна/журналы документов для работы с КЭДО.
Результаты проекта
- На момент перевода сервиса в промышленную эксплуатацию к КЭДО были подключены 3 основных бизнес-процесса и 5 видов документов, сейчас к сервису подключено более 15 видов документов и эта цифра продолжает расти;
- Сокращение времени оформления приказов за счет автоматического формирования печатных форм для любых условий.
- Оптимизация процесса подписания приказов, которая позволила сократить время подписания одного документа с нескольких дней до нескольких часов.
- Повышения качества взаимодействия отдела кадров с сотрудником за счет единого подхода к подписанию документов в разных подразделениях.
- Сокращение расходов на канцелярию, благодаря отказу от печати документов на бумаге.
Уникальность и инновационность проекта
- Глубокая интеграция сервиса КЭДО в программу кадрового делопроизводства;
- Быстрая масштабируемость системы. После запуска в промышленную эксплуатацию подключение нового документа к сервису занимает не более 1 дня;
- Количество активных пользователей — 6000 человек. Количество потенциальных пользователей сервисами >8000 человек;
- Территориальная распределенность решения охвачено 30 площадок в 10 городах.
Сложность реализации проекта
- Разные подходы к оформлению одних и тех же документов в разных подразделениях;
- Консервативность основных пользователей системы, боязнь отказаться от привычных процессов с бумагой;
- Дополнительные средства защиты на компьютерах руководителей, которые конфликтуют с основными программами для подписания документов ЭЦП;
- Отсутствие у ряда сотрудников рабочих компьютеров или смартфонов.
Ситуация до внедрения
Сроки выполнения: март 2023 — июнь 2023
Регион: Центральный федеральный округ РФ, Северо-Западный федеральный округ РФ, Приволжский федеральный округ РФ, Южный федеральный округ РФ, Уральский федеральный округ РФ
Автоматизированных рабочих мест: 200 АРМ
Трудозатраты по проекту: 400 чел/час
Скорость: 66,7 АРМ/мес
Удовлетворенность заказчика: 10 баллов
Заказчик / исполнитель: АО «Уральский завод гражданской авиации»
Регион: Центральный федеральный округ РФ, Северо-Западный федеральный округ РФ, Приволжский федеральный округ РФ, Южный федеральный округ РФ, Уральский федеральный округ РФ
Автоматизированных рабочих мест: 200 АРМ
Трудозатраты по проекту: 400 чел/час
Скорость: 66,7 АРМ/мес
Удовлетворенность заказчика: 10 баллов
Заказчик / исполнитель: АО «Уральский завод гражданской авиации»
«Уральский завод гражданской авиации» — динамически развивающееся предприятие, территориально распределенное на 30 площадках в 10 городах РФ и имеющее в своей структуре более 8000 сотрудников. Из-за большого территориального распределения кадровый документооборот в бумаге затягивался на несколько недель, документы могли «затеряться» на столе у руководителей или потеряться вовсе. Именно территориальная распределенность стала ключевым фактором при принятии решения о внедрении кадрового электронного документооборота на предприятии.
«Уральский завод гражданской авиации» — авиапромышленное предприятие, специализируется на разработке, производстве, испытаниях, ремонте и обслуживании авиационной техники, деталей, узлов и агрегатов. Перспективные проекты компании связаны с созданием самолетов для местных и региональных воздушных линий, первоначального обучения пилотов, с изготовлением авиадвигателей и беспилотных летательных аппаратов. Компания основана в 1939 году.
На данный момент:
На данный момент:
- Более 100 единиц авиатехники ремонтируется на заводе каждый месяц;
- Более 150 авиакомпаний и организаций пользуются услугами завода;
- Предприятие входит в перечень системообразующих организаций авиационной промышленности Минпромторга РФ;
- Более 57 000 кв.м. — производственные площади завода.
Переход на КЭДО на авиастроительном предприятии
Экономический эффект от внедрения
Для удобства сотрудников отдела кадров также была добавлена возможность пакетной печати документов. Сотрудник отдела кадров может отправить в КЭДО (или распечатать) сразу весь пакет документов, не формируя каждый документ по отдельности.
Благодаря этим доработкам удалось сократить количество виз на приказе до двух — работника и работодателя, что позволило перевести приказ в электронный формат без проблем.
- Отчет по состоянию согласий на присоединение к КЭДО (на момент реализации типовых отчетов не было). Отчет показывает актуальную информацию по состоянию подключений сотрудников к КЭДО.
- Визуальное отображения факта подписания приказа сотрудником или работодателем непосредственно в журнале кадровых документов. Это позволяет работнику отдела кадров сразу же понять, как оформлен документ (на бумаге или электронно) и на каком этапе подписания он находится, не открывая дополнительных окон. Для электронных документов этап устанавливается автоматически, для бумажных документов есть возможность отметить получения подписанного оригинала вручную.
- Виджет для начальной страницы для руководителя, подписывающего документы от имени работодателя. В виджете добавлена возможность подписывать документы как по одному, так и все сразу по одной кнопке. Для подписания приказов о прием добавлена возможность быстро перейти в документы по кандидату, чтобы ознакомиться со всем пакетом документов, собираемом при приеме на работу. Также руководителю поступают уведомления на электронную почту о необходимости подписать документы.
- Вкладка «КЭДО» в личной карточке сотрудника в программе. На этой вкладке собраны все электронные документы по этому сотруднику для быстрого доступа к ним и отображается состояние согласия сотрудника на КЭДО. Также там доступны быстрые кнопки для печати всех необходимых документов для сотрудника, который только хочет присоединиться к КЭДО.
Дополнительно к оптимизации процессов и переводу их в КЭДО был выполнен ряд доработок для удобной работы отдела кадров со всеми видами документов:
Сокращение операционных и административных расходов: 10%
Сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 15%
Сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 15%
Сроки и качество
Отклонение по срокам: 0%
Отклонение по бюджету: 0%
Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя (по 10-бальной системе): 10 баллов
Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера (по 10-бальной системе): 10 баллов
Отклонение по бюджету: 0%
Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя (по 10-бальной системе): 10 баллов
Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера (по 10-бальной системе): 10 баллов
Перевод сотрудника на другую должность
После перевода документов приема на работу проводилась и оптимизация подписания кадровых переводов. В ходе оптимизации также были доработаны печатные формы, чтобы исключить ручные корректировки текста, и убраны лишние этапы подписания. Доработки, выполненные для перевода приказов о приеме на работу, позволили в короткие сроки сократить количество виз на приказе о переводе до двух и масштабировать КЭДО на документы кадровых переводов.
Прием на работу сотрудника
Следующим этапом, после перехода на оформление отпусков электронно, был этап перевода приказов о приеме на работу в электронный формат. Сложность перевода документов заключалась в территориальной распределенности организации. Несколько отделов кадров располагается в разных городах и каждый отдел имеет свои правила при оформлении приказа о приеме на работу. В процессе перехода на электронный формат документа был оптимизирован процесс подписания приказа:
Отпуск сотрудника
При печати приказа об отпуске в этом же окне видно присоединился сотрудник к кадровому ЭДО или нет. Это позволяет сразу же понять, что нужно делать дальше — отправить документ электронно или распечатать на бумаге. Благодаря этому процесс оформления приказов на начальном этапе не увеличился по времени, т.к. изначально к КЭДО подключалась только часть сотрудников и не нужно было тратить время на выяснение того, в каком виде оформлять приказ сотруднику.
Первыми документами, которые были переведены на КЭДО стали приказы на отпуск сотрудников. Помимо ежегодного отпуска так же были охвачены и отпуска без сохранения заработной платы и дополнительные отпуска по коллективному договору. Этот процесс не требовал оптимизации, но для удобства работы отдела кадров была выполнена доработка, которая показывает состояние согласия сотрудника на КЭДО.