Кадровое делопроизводство уже давно перестало быть исключительно бумажным. Современные реалии требуют гибкости, скорости и надёжности, особенно при оформлении трудовых отношений. Всё чаще компании переходят на электронный документооборот, и трудовой договор — не исключение. В этой статье мы подробно разберём, что такое электронный трудовой договор, как его заключить, какие электронные подписи можно использовать, и как встроить такой формат работы в правовое поле. Обо всём рассказываем простыми словами и с опорой на актуальное законодательство.
- Что такое электронный трудовой договор и его правовая основа?
- Преимущества и ограничения электронного трудоустройства
- Как заключить электронный трудовой договор удалённо: пошаговая инструкция
- Какие пункты учесть при дистанционном договоре?
- Как подписать трудовой договор электронной подписью?
- Когда нельзя заключить трудовой договор в электронной форме?
- Выводы:
Что такое электронный трудовой договор и его правовая основа?
Электронный трудовой договор — это трудовой договор, заключённый в электронной форме путём обмена электронными документами, подписанными квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Такой договор имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, при соблюдении определённых условий.
Нормативная база:
- Статьи 22.1–22.3 ТК РФ — регламентируют кадровый электронный документооборот (КЭДО).
- Статья 312.1-312.8 ТК РФ — регламентирует организацию работы с дистанционными работниками, включая подписание трудового договора в электронном виде.
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет, какие виды электронных подписей применимы и для каких задач.
Таким образом, заключение трудового договора в электронном виде законодательно разрешено. Главное — использовать правильные (подходящие) электронные подписи и цифровую среду для подписания и хранения электронных документов.
Преимущества и ограничения электронного трудоустройства
Преимущества:
- Скорость. Документы можно оформить за один день — без пересылки оригиналов, скан-копий и ожидания курьера.
- Доступность. Работодатель может заключать договор с кандидатом из любого региона РФ.
- Удобство. Нет необходимости приезжать в офис, особенно если работа дистанционная.
- Надёжность. Подписанные документы автоматически хранятся в системе и не теряются.
Ограничения:
- Гражданство и местонахождение. Согласно письму Минтруда РФ от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848 нельзя заключать дистанционный трудовой договор в электронной форме с гражданином, постоянно проживающего за пределами РФ.
- Не все кадровые системы поддерживают подписание трудового договора — например, в текущей версии 8.1 1С:Кабинет сотрудника нет функционала для заключения трудовых договоров до выхода на работу. Это возможно только после фактического приёма в штат. Функционал подписания электронного трудового договора с кандидатом появится в 1С:Кабинет сотрудника в версии 8.2. летом 2025 года.
Как заключить электронный трудовой договор удалённо: пошаговая инструкция
Процедура заключается в нескольких этапах:
- Подготовка проекта договора. Составляется в стандартной форме, но сохраняется в цифровом формате (PDF, DOC).
- Обмен электронными документами. Договор отправляется кандидату через защищённые каналы — чаще всего это электронная почта или HR-системы.
- Идентификация сотрудника. Работодатель должен убедиться в личности будущего сотрудника: паспортные данные, СНИЛС, ИНН и др.
- Выдача электронной подписи. Работник может использовать:
- УКЭП или УНЭП, выданную удостоверяющим центром;
- УНЭП, выпущенную работодателем в рамках согласованных процедур и в своей технологической среде.
- Подписание трудового договора. Обе стороны подписывают документ своими ЭП.
- Хранение документа. Подписанный договор хранится в электронном архиве организации и/или на корпоративных ресурсах.
Чаще всего для реализации пунктов 4, 5 и 6 работодатели используют готовые КЭДО решения, которые обеспечивают всё необходимое как для выпуска подписей, так и для подписания и хранения документов.
Какие пункты учесть при дистанционном договоре?
Если трудовые обязанности сотрудник будет выполнять удалённо, в договор следует внести дополнительные условия:
- График работы и отчётности.
- Средства связи с работодателем.
- Порядок передачи заданий и контроля исполнения.
- Адрес электронной почты для получения документов, связанных с работой.
- Ответственность за рабочее оборудование и информационную безопасность.
- Условия возврата оборудования после увольнения.
- Порядок расторжения трудового договора в электронном виде.
Чем точнее прописаны условия, тем меньше юридических споров в будущем. С более детальными требованиями к организации работы дистанционных сотрудников можно ознакомиться в статьях 312.1-312.8 ТК РФ.
Как подписать трудовой договор электронной подписью?
Закон различает несколько видов электронных подписей. Важно понимать, какой вид подписи подходит для заключения трудового договора (ч. 1, 4 ст. 22.3 ТК РФ):
| Вид подписи | Подходит для трудового договора со стороны работника? | Подходит для трудового договора со стороны работодателя? | Комментарий |
| Простая электронная подпись (ПЭП) | Нет | Нет | Не обеспечивает юридической значимости |
| Усиленная неквалифицированная (УНЭП) | Да | Нет | Применяется по соглашению сторон, используется в кадровых системах |
| Усиленная квалифицированная (УКЭП) | Да | Да | Обеспечивает полную юридическую силу, обязательна для подписания от имени организации |
Как подписывать трудовой договор электронной подписью?
- Работник подписывает документ своей УКЭП или УНЭП.
- Работодатель — УКЭП, выданной на имя уполномоченного лица (например, директора или сотрудника с МЧД).
- Подписание подтверждается системой, после чего обе стороны получают копии.
Важно: порядок проверки подлинности подписей и процедуры подписания должен быть отражён в локальных нормативных актах (Положение о КЭДО, инструкции, регламенты).
Когда нельзя заключить трудовой договор в электронной форме?
Существуют ситуации, когда заключение электронного договора невозможно:
- Гражданин работает по совместительству в госорганах с ограничениями.
- Будущий сотрудник находится за пределами РФ.
- При отсутствии необходимых технических условий (например, ЭП у сотрудника или доступ к соответствующим информационным системам).
В таких случаях оформление осуществляется на бумаге.
Выводы:
- Разрешено ли подписывать трудовой договор электронной подписью? Да, при соблюдении норм законодательства и использовании УКЭП или УНЭП.
- Как подписать трудовой договор? — Через систему, поддерживающую электронные подписи, с предварительной идентификацией личности.
- Вид электронной подписи имеет значение — ПЭП не подходит, используйте только УКЭП или УНЭП для сотрудника.
Электронный трудовой договор — это не просто тренд, а рабочая практика, позволяющая упростить найм, сократить сроки и повысить надёжность кадровых процессов.
Хотите автоматизировать кадровый документооборот после приёма сотрудника?
Попробуйте бесплатную пробную версию КЭДО от 1С на 45 дней или запишитесь на демонстрацию — узнайте, как безопасно работать с электронными кадровыми документами уже сегодня!