Цифровизация кадрового делопроизводства охватывает всё больше процессов, и оформление отпусков — не исключение. Благодаря КЭДО (кадровому электронному документообороту), компании могут организовать работу с отпусками полностью в электронном виде: от формирования графика до подписания приказа и возврата сотрудника на работу. В этой статье подробно разберем, как работает процесс оформления отпусков в системе КЭДО, какие виды отпусков можно оформить, как происходит согласование, подписание документов и что делать при переносе отпуска или отзыве сотрудника.
Как оформляется отпуск через КЭДО?
Оформление отпуска через КЭДО охватывает весь цикл — от планирования до возврата из отпуска. В КЭДО этот процесс может быть цифровизован и включать:
- Формирование и утверждение графика отпусков;
- Уведомление сотрудника о предстоящем отпуске;
- Подача заявления на отпуск;
- Согласование заявления с руководством;
- Подготовка и подписание приказа о предоставлении отпуска;
- Ознакомление сотрудника с приказом.
Весь процесс проходит в системе КЭДО, включая работу через личный кабинет в 1С:Кабинет сотрудника. Уведомления, подписание и согласование осуществляются с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), в зависимости от роли участника. Документы оформляются исключительно в электронном виде, без бумажных дубликатов. Благодаря удобству интерфейса, сотруднику достаточно нескольких кликов, чтобы отправить свой график отпусков на будущий год или заявление на отпуск и отслеживать его статус онлайн.
Пример: как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск
Разберём пошагово оформление ежегодного оплачиваемого отпуска.
Уведомление сотрудника о плановом отпуске
Работодатель, согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ, обязан уведомить работника о дате отпуска не позднее чем за 14 календарных дней. В КЭДО это можно реализовать автоматически:
- Система формирует список предстоящих отпусков на основании утвержденного графика;
- Уведомления могут направляются сотрудникам через личный кабинет или по электронной почте ;
- Сотрудник подтверждает ознакомление с уведомлением в системе, при необходимости используя УНЭП.
Заявление на отпуск
После уведомления сотрудник может написать заявление на отпуск в личном кабинете. В заявлении указываются:
- Тип отпуска (оплачиваемый ежегодный);
- Дата начала и окончания;
- Особые условия, если есть.
Заявление на отпуск подписывается электронной подписью сотрудника, а далее уходит на согласование, согласно настраиваемому процессу согласования таких заявлений, после чего автоматически передаётся в кадровую службу. В случае, если отпуск запланирован вне графика, сотрудник также может указать в заявлении причину такого изменения. Благодаря КЭДО подача заявления на отпуск занимает всего пару минут, а все этапы его обработки прозрачны и доступны в интерфейсе.
Согласование заявления
Заявление поступает на согласование руководителю сотрудника и, при необходимости, другим участникам (например, кадровику или бухгалтеру). В системе КЭДО процесс согласования настраивается индивидуально: можно предусмотреть маршруты, последовательность, напоминания.
Согласующие лица подписывают заявление УНЭП. После согласования оно передаётся в отдел кадров.
Приказ о предоставлении отпуска
На основании согласованного заявления кадровик формирует приказ о предоставлении отпуска. Благодаря использованию сервиса 1С:Кабинет сотрудника он создается по шаблону в несколько кликов и далее передаётся на подписание электронной подписью УКЭП уполномоченному лицу. Подписание осуществляется только квалифицированной подписью, выпущенной только УЦ ФНС России или же доверенными лицами УЦ ФНС России.
Затем приказ направляется сотруднику на ознакомление. Если отпуск предоставляется по графику, согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, подпись работника не требуется. В остальных случаях — сотрудник должен подтвердить ознакомление, в том числе с помощью УНЭП.
Какие ещё виды отпусков можно оформить в 1С КЭДО?
Через систему КЭДО можно оформить практически все виды отпусков, предусмотренные трудовым законодательством РФ:
- Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ);
- Дополнительные оплачиваемые отпуска (за вредность, особые условия и т.д.);
- Отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
- Отпуск по беременности и родам;
- Отпуск по уходу за ребёнком;
- Учебные отпуска;
- Отпуск без сохранения заработной платы.
Все эти отпуска можно оформлять с использованием заявления электронной формы, согласований и подписания документов полностью в электронном виде. Заявление на отпуск можно подать через личный кабинет сотрудника в любое удобное время.
Сбор и утверждение графика отпусков в КЭДО
Формирование графика отпусков — важная часть кадровой работы. В 1С КЭДО сбор и утверждение графика автоматизированы:
- Ответственный за сбор графика отпусков запускает процедуру их сбора;
- Сотрудники получают уведомления о необходимости заполнить свои графики отпусков;
- Сотрудники в своих личных кабинетах сервиса 1С:КС указывают свои периоды отпусков;
- После подачи дат отпуска от сотрудников их руководители должны утвердить эти даты;
- Если сотруднику не были согласованы выбранные им даты отпуска, то он их перезаполняет;
- После утверждения руководителями собранных дат от сотрудников процесс завершается;
- Сведения о пожеланиях сотрудников перенесутся в график отпусков на выбранный год.
Согласно статье 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее 17 декабря предшествующего года. Документ автоматически синхронизируется с кадровыми планами и начислениями. Благодаря интеграции с другими модулями 1С, график влияет на расчёт отпускных, замещения и даже загруженность команд.
Перенос отпуска и отзыв из отпуска
Иногда план отпуска приходится корректировать. В системе КЭДО реализованы механизмы для переноса и отзыва из отпуска:
Перенос отпуска
Перенос возможен по инициативе сотрудника (по семейным обстоятельствам, болезни и т.д.) или работодателя (по производственной необходимости — ст. 124 ТК РФ). В КЭДО:
- Сотрудник оформляет заявление на отпуск с новым периодом;
- Согласует с руководителем и отделом кадров;
- Формируется новый приказ;
- Подписание и ознакомление происходят электронно.
Все действия фиксируются системой: даты, согласования, подписи, причины — и сохраняются в электронной карточке сотрудника.
Отзыв из отпуска
Если возникает необходимость в отзыве сотрудника из отпуска, важно соблюсти законодательные нормы:
- Работник должен дать письменное согласие на отзыв (ст. 125 ТК РФ);
- Оставшаяся часть отпуска предоставляется позднее или по желанию работника;
- Оформляется служебная записка, согласие, приказ.
В КЭДО весь этот процесс может оформляться электронно. В системе фиксируются даты, причины, согласие, создается новый приказ и происходит подписание УНЭП или УКЭП. Доступ к приказу сохраняется в личном кабинете сотрудника и в электронном архиве.
Преимущества оформления отпуска в 1С КЭДО
Оформление отпусков через КЭДО имеет значимые преимущества:
- Скорость — процесс от заявления до приказа занимает минимум времени;
- Прозрачность — каждый этап фиксируется в системе;
- Юридическая значимость — все документы подписываются ЭП и хранятся в защищённой базе;
- Удобство — сотрудник может подать заявление из личного кабинета с любого устройства;
- Безопасность — система контролирует сроки, подписи, согласования;
- Интеграция с расчётами — отпуска учитываются в 1С:ЗУП автоматически;
- Минимизация бумажного документооборота — всё ведётся в информационной системе работодателя;
- Снижение нагрузки на кадровую службу — автоматизация рутинных процессов.
Выводы
КЭДО позволяет полностью автоматизировать работу с отпусками — от составления графика до оформления приказа. Система 1С:Кабинет сотрудника охватывает множество этапов, обеспечивая скорость, удобство и соответствие ТК РФ. Заявление на отпуск, подписание приказа, перенос, отмена — все эти действия могут быть доступны в электронном формате, при условии наличия у сотрудника письменного согласия на участие в кадровом электронном документообороте.
Если ваша организация стремится упростить процессы, сократить бумажный документооборот и повысить прозрачность — КЭДО станет ключевым инструментом. Начните с внедрения 1С:Кабинет сотрудника и почувствуйте преимущества уже в первый сезон отпусков.
Хотите протестировать КЭДО? Вы можете протестировать КЭДО от 1С и оценить удобство оформления отпусков в цифровом формате. Демо-доступ предоставляется партнёрами 1С.