Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) позволяет автоматизировать множество процессов, включая взаимодействие с сотрудниками при увольнении. Однако важно понимать: КЭДО не охватывает все этапы увольнения, и часть документов по-прежнему нужно оформлять на бумаге. В статье разберём, какие действия допустимы в электронном виде, как зафиксировать ключевые этапы процедуры и что важно учитывать при дистанционном взаимодействии с сотрудником.
Можно ли подать заявление на увольнение дистанционно?
Согласно ст. 80 ТК РФ, работник вправе расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя не менее чем за 14 календарных дней в письменной форме. При этом утвержденного бланка нет — заявление составляют в свободной форме. Оно может быть подано лично, направлено по почте или передано в электронном формате.
Электронное заявление может подать сотрудник, выразивший свое согласие на кадровый документооборот. Для этого он использует информационную систему, которую работодатель применяет для КЭДО. Подписать заявление работник может с использованием:
- усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), полученной в аккредитованном удостоверяющем центре;
- усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), выпущенной в системе «Госключ» или КЭДО работодателя, например, в 1С:Кабинет сотрудника.
Иные способы подачи — по электронной почте, через личный кабинет, мессенджеры — допустимы только и только на усмотрение работодателя. Закон не обязывает его принимать такие заявления. Если же работодатель их принимает, он берет на себя риск того, что в случае спора не сможет доказать факт и авторство подачи заявления. Это может привести к признанию увольнения или иного кадрового действия незаконным.
Важно: если работник дал согласие на использование кадрового документооборота, заявление, подписанное УНЭП в системе КЭДО, приравнивается к бумажному документу (ст. 22.1 ТК РФ).
Законность увольнения через КЭДО: позиция Минтруда и судов
Если в компании внедрён кадровый документооборот, работник вправе подать заявление на увольнение в системе КЭДО. Работодатель обязан его принять и рассмотреть. Это следует из ст. 22.1–22.3 ТК РФ, которые регулируют применение ЭДО в трудовых отношениях.
Судебные споры возникают чаще всего из-за того, что работник направляет заявление на увольнение посредством электронной почты, а работодатель его не принимает. Судебная практика неоднозначна:
- В одних делах суды подтверждают: инициировать увольнение онлайн возможно, только если в компании внедрен КЭДО. Например, решение Ленинского районного суда г. Курска от 08.10.2024 по делу № 2-4942/2024.
- В других делах суды подтверждают законность увольнения через электронную почту, если работник и компания системно применяли такой порядок обмена информацией. Например, определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 27.06.2024 № 88-15101/2024.
Такая гибкость судов — не в пользу работодателя. Чтобы не возникало споров, лучше оформить кадровый ЭДО и проводить через него все взаимодействие с сотрудниками.
Однако в любом случае полное увольнение в КЭДО невозможно: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним должны быть оформлены исключительно на бумаге. Это прямо сказано в ст. 22.1 ТК РФ, а также подтверждено Минтрудом РФ в письме от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Работодателю рекомендуется заранее предусмотреть в локальных нормативных актах процедуру подачи электронного заявления, в том числе в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Почему приказ об увольнении нельзя оформить в КЭДО?
Согласно письму Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97, приказ об увольнении относится к документам, не подлежащим оформлению в электронной форме, на основании ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Причины:
- увольнение прекращает трудовые отношения и затрагивает права работника;
- требуется повышенный уровень юридической силы и подтверждения факта ознакомления;
- существует риск споров и оспаривания в суде.
Важно: даже если кадровый документооборот в компании внедрён, а сотрудник дал на него свое согласие, приказ об увольнении в КЭДО сформировать нельзя! Его оформляют на бумаге. Работник должен быть ознакомлен с ним под «живую» подпись. Если он отказывается, составляют акт об отказе. Оригинал приказа подшивают в личное дело. Его копию можно дополнительно направить через КЭДО в личный кабинет.
Как использовать КЭДО при увольнении?
Несмотря на запрет оформления приказа об увольнении в системе кадрового документооборота, другие этапы могут быть автоматизированы:
- Подача заявления на увольнение через КЭДО. Работник подает заявление на увольнение по собственному желанию с УНЭП / УКЭП через систему КЭДО, например, через 1С:Кабинет сотрудника.
- Регистрация и обработка заявления. В КЭДО от 1С можно настроить автоматическую маршрутизацию заявления, фиксацию времени подачи и оповещение ответственных лиц.
- Согласование обходного листа. В КЭДО от 1С документы можно согласовывать поэтапно: ответственное лицо каждого отдела, например, охраны, ИТ, бухгалтерии, подписывает их электронной подписью. Это ускоряет процесс и помогает избежать потерь.
- Выдача документов. Расчётный лист, справку о доходах и суммах НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ), справку СЗВ-ТД и копии приказов можно выдать в электронной форме через личный кабинет. Если необходимо, оформляют бумажные копии.
- Фиксация передачи документов. Используется электронная подпись, фиксируется время отправки и факт прочтения. Это создаёт доказательственную базу.
Важно: при увольнении по собственному желанию работника допускается использование КЭДО на всех этапах, кроме оформления приказа. При увольнении по инициативе работодателя дополнительно необходимо оформить бумажное уведомление.
Риски и ограничения увольнения в электронном формате
- Если работник не дал согласия на КЭДО, электронный документооборот с ним невозможен (ст. 22.2 ТК РФ).
- Приказ об увольнении в КЭДО оформлять запрещено (ст. 22.1 ТК РФ, письмо Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97).
- Необходима точная идентификация личности сотрудника при подаче заявления (авторизация под логином сотрудника и его электронная подпись).
- Чтобы не потерять данные, работодатель должен обеспечить резервное копирование и защиту информации.
- Документы, относящиеся к трудовой деятельности, хранят от 50 до 75 лет (закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ и архивные правила).
- Если в системе произойдет сбой, в экстренных случаях придётся перейти на бумажный формат. Компании нужно быть готовой к резервным сценариям.
Этапы увольнения, возможности и ограничения КЭДО
| Этап | Возможно ли через КЭДО | Требования / Ограничения | Риски и особенности |
| Подача заявления на увольнение в электронном формате | Да | Только при наличии ЭДО и ЭП | Возможны споры о действительности волеизъявления работника |
| Приказ об увольнении | Нет | Только бумажный документ | Электронный не имеет юридической силы |
| Ознакомление с приказом | Нет | Под подпись на бумаге | Требуется личная подпись или акт об отказе |
| Согласование обходного листа | Частично | Доступно в 1С, требует настройки маршрутизации | Требуется фиксация подписей всех подразделений |
| Выдача документов | Частично | Электронная форма — по желанию сотрудника | Важно обеспечить корректную передачу и сроки |
| Архивное хранение | Частично | Только электронные документы с подписью | Требуется соблюдение сроков и форматов долговременного хранения |
Заключение
Увольнение через КЭДО можно оформить только частично. Допустимо принимать и обрабатывать заявление на увольнение дистанционно, а также использовать электронный формат обмена сопроводительными документами, формирования обходного листа и выдачи справок. Но ключевые документы — приказ об увольнении или акт ознакомления — должны быть оформлены только на бумаге.
Для корректной и юридически безопасной организации процесса рекомендуется:
- принимать и обрабатывать заявления через КЭДО с использованием УНЭП или УКЭП;
- подписывать обходной лист при увольнении с фиксацией всех этапов;
- оформлять приказ на бумаге и вручать под подпись;
- обеспечить хранение документов в соответствии с архивными требованиями.
Если вы хотите автоматизировать увольнение и другие кадровые процедуры — используйте 1С КЭДО. Это решение помогает организовать удобное взаимодействие с сотрудниками в цифровом формате, соблюдая требования трудового законодательства РФ.
