С 22 ноября 2021 года оформление кадровых документов в электронном виде перешло на новый уровень благодаря внедрению КЭДО — кадрового электронного документооборота. Но при автоматизации кадрового делопроизводства возникает практический вопрос: кто вправе подписывать кадровые документы за генерального директора, если он делегирует это право?
По умолчанию право подписи принадлежит руководителю организации. Однако в реальной практике часто документы подписывает сотрудник кадровой службы, юрист компании или бухгалтер. Чтобы это было юридически корректно, оформляется доверенность на подписание кадровых документов. Ранее для ручной или цифровой подписи (КЭП) доверенного лица оформлялась бумажная доверенность. Однако с 1 сентября 2023 года такая связка (цифровая подпись + бумажная доверенность) перестала работать, т.к. для подписания документов цифровой подписью доверенного лица теперь требуется специально оформленная машиночитаемая доверенность (МЧД).
Что такое МЧД?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, созданный в установленном формате, который подтверждает полномочия сотрудника подписывать документы от имени организации. Такой сотрудник действует по цифровой доверенности от единоличного исполнительного органа (например, генерального директора) и подписывает документы с помощью своей личной усиленной квалифицированной электронной подписи физического лица (УКЭП).
Обязанность применять МЧД установлена ст. 17.2 федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ, а её формат — приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».
МЧД содержит:
- наименование документа
- данные доверителя (единоличного исполнительного органа)
- сведения о доверенном лице
- дату совершения и срок действия доверенности
- перечень полномочий, включая право подписывать кадровые документы
- идентификаторы полномочий из классификатора полномочий или иное их описание
- сведения о системе, позволяющей проверить досрочное прекращение доверенности
- номер доверенности
- информацию о сертификате УКЭП доверителя (УКЭП единоличного исполнительного органа)
- информацию о сертификате УКЭП доверенного лица (УКЭП физического лица — сотрудника)
- информацию о возможности передоверия.
МЧД регистрируется через реестр доверенностей ФНС и используется в электронных системах, поддерживающих КЭДО. Бумажный аналог при этом не нужен и не имеет силы в рамках электронного документооборота.
МЧД в Кадровом ЭДО: когда нужно применять?
МЧД для КЭДО требуется в тех случаях, когда сотрудник организации должен подписывать документы от имени работодателя, а не как физическое лицо.
Примеры кадровых документов, которые можно подписывать по МЧД:
- трудовой договор и дополнительные соглашения;
- приказы о приеме, переводе, увольнении;
- приказы о направлении в командировку, отпуск, премировании;
- график отпусков, ПВТР, и иные ЛНА;
- уведомления о расторжении договора;
- справки 2-НДФЛ, СЗВ-ТД, 182н и др.;
- и другие кадровые документы, которые можно подписывать в КЭДО.
Когда МЧД не требуется:
- в тех случаях, когда все документы в организации (кадровые, а также отчёты в ПФР и ФНС) подписывает только руководитель организации своей УКЭП. Но такая ситуация формирует повышенную нагрузку по подписанию документов и отчётов на данного руководителя.
- для подписания кадровых документов такими цифровыми подписями, как УНЭП или ПЭП.
Таким образом, если нужно подписывать кадровые документы за генерального директора, необходимо оформить МЧД.
Поддержка МЧД в решениях 1С
Работа с машиночитаемыми доверенностями реализована во всех современных продуктах 1С, предназначенных для кадрового учета:
- 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), в том числе при использовании 1С:Кабинет сотрудника
- 1С:ERP
- 1С:Комплексная автоматизация
- 1С:Управление нашей фирмой (в части интеграции)
- и других
Поддержка использования МЧД для подписания документов КЭДО появилась в релизах ЗУП начиная с версии 3.1.27.51 и выше. Для других решений 1С актуальны аналогичные механизмы, так как они используют единую платформу и модули подписания электронных документов.
Как работает подписание с МЧД?
- В 1С добавляются сертификаты организации и личная подпись доверенного лица.
- На доверенное лицо в системе выпускается МЧД, подписывается сертификатом организации и направляется в реестр ФНС на регистрацию. Когда регистрация завершится, статус доверенности поменяется на «Зарегистрировано».
- При подписании документов доверенным лицом будет доступно подписание за организацию, система автоматически подставляет МЧД, и документ получает юридическую силу.
- При необходимости функционал программы позволяет отозвать выданную доверенность.
Выводы
- Доверенность на подписание кадровых документов за руководителя организации — обязательна при делегировании права подписи в КЭДО.
- В электронном документообороте действует только МЧД для КЭДО — бумажная форма не используется, поэтому образец доверенности на подписание кадровых документов не требуется.
- МЧД формируется в электронном виде и регистрируется в ФНС.
- Поддержка подписания документов по доверенности реализована в всех актуальных продуктах 1С.
Можно ли подписывать кадровые документы без МЧД? Сотрудник подписывает документы в кадровом ЭДО только от своего имени и своей УНЭП, а от имени организации подписать документы кадрового ЭДО можно либо УКЭП организации, выданной на её руководителя, либо УКЭП доверенного лица по МЧД.
Если вы внедряете КЭДО в 1С и планируете делегировать право подписи — оформите МЧД для КЭДО и настройте рабочие процессы в своей системе 1С. Это быстро, законно и безопасно, а также существенно снимает нагрузку с руководителя организации за счёт делегирования подписания части документов на кадровых специалистов.