Как работает КЭДО с Госключом и как подключить его в 1С?

кэдо госключ

Современные компании стремятся упростить документооборот с сотрудниками и ускорить кадровые процессы. В рамках этого тренда КЭДО (кадровый электронный документооборот) становится стандартом работы с сотрудниками. Госключ — новый перспективный инструмент для подписания кадровых документов. В статье: описание сервиса, его плюсы и минусы, инструкция по подключению к системе электронного документооборота.

Что такое Госключ?

Госключ — бесплатное приложение Минцифры России для мобильных телефонов, для генерации и использования неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП) электронной подписи. Благодаря ему пользователи могут подписывать документы, имеющие юридическую силу, непосредственно с телефона. Приложение создано для расширения доступности цифровых решений и находит широкое применение в системах ЭДО, включая работу с кадровыми документами.

НЭП Госключ используется для подписания личных документов сотрудника — заявлений, согласий, уведомлений и прочих бумаг, которые не требуют УКЭП.

НЭП, выпущенная в Госключе, соответствует требованиям законодательства и может использоваться для внутриорганизационного электронного документооборота, включая кадровый, если это предусмотрено соглашением сторон. Такое право закреплено в статье 22.3 Трудового кодекса РФ (может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства) и Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

КЭП Госключа может использоваться для подписания любых документов, кроме тех, подписание которых прямо запрещено законодательством.

Плюсы и минусы Госключа

Преимущества Госключа:

  • Бесплатно для сотрудника — не нужно платить за подпись или обращаться в удостоверяющий центр.
  • Простота подключения — достаточно загрузить приложение и пройти идентификацию через Госуслуги.
  • Подпись с юридической силой — при соблюдении условий, документы, подписанные Госключом, приравниваются к бумажным.
  • Мобильность — подпись доступна на мобильном телефоне, без необходимости использования токена или других устройств.

Ограничения и минусы:

  • Не заменяет УКЭП организации — Госключ нельзя использовать для подписания документов от имени организации.
  • Ограниченное применение — подходит только для подписания документов от имени самого сотрудника.
  • Только для граждан РФ — требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах.
  • При использовании НЭП необходимо соблюдение соглашения — работодатель должен закрепить в ЛНА порядок применения Госключа.

ПЭП ЕСИА

ПЭП ЕСИА — ещё один вид электронной подписи, который можно получить на Госуслугах. Однако для целей КЭДО она может применяться только в рамках портала «Работа России» и для ограниченного перечня документов. В КЭДО от 1С сотрудниками применяется более надёжный вид подписи — НЭП Госключ или УНЭП, выпущенная в системе.

КритерийНЭП (Госключ)ПЭП ЕСИА
Юридическая силаДа (при наличии соглашения)Да (при наличии соглашения, есть исключения по подписываемым документам)
Где применяетсяВ любых решениях КЭДО, включая 1С:Кабинет сотрудника«Работа России»
Использование в 1С КЭДОДаНет
Требуется ли установка ПОНет, достаточно мобильного приложенияНет, достаточно браузера
Выдача подписиЧерез ГосуслугиЧерез Госуслуги

Как выпустить подпись в Госключе?

Чтобы КЭДО работал с Госключом сотруднику необходимо оформить неквалифицированную электронную подпись в мобильном сервисе Госключ. Это бесплатно и занимает несколько минут.

Как выпустить УНЭП?

  1. Установить приложение Госключ из RuStore, App Store, Google Play, или AppGallery.
  2. Пройти авторизацию через подтверждённую учётную запись на Госуслугах (для её подтверждения необходимо посетить МФЦ) и принять условия сервиса.
  3. Начать в приложении выпуск электронной подписи (НЭП).
  4. Подтвердить согласие на выпуск.
  5. Подпись будет доступна в приложении — она активируется автоматически.

Важно: такая подпись действует только от имени физического лица (сотрудника).

Как выпустить УКЭП?

Для сотрудника:

  1. Установить приложение Госключ из App Store, Google Play, AppGallery или RuStore.
  2. Пройти авторизацию через подтверждённую учётную запись на Госуслугах (для её подтверждения необходимо посетить МФЦ) и принять условия сервиса.
  3. Оформить НЭП по инструкции, приведённой выше.
  4. Начать в приложении выпуск электронной подписи (УКЭП).
  5. Подтвердить личность. Для этого необходим загранпаспорт нового образца и мобильное устройство с с NFC-чипом либо предоставление биометрических данных. Предоставить биометрию можно дистанционно, используя приложение «Госуслуги Биометрия», или очно, обратившись в отделение банка.
  6. Подтвердить согласие на выпуск.
  7. Подпись будет доступна в приложении — она активируется автоматически.
Предоставление биометрии
Варианты предоставления биометрических данных:
через приложение, через загранпаспорт или в МФЦ

Госключ не поддерживает выпуск УКЭП организации. Для подписания документов от имени организации, как предусмотрено 63-ФЗ, потребуется получить УКЭП через ФНС или доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС России. УКЭП загружается в 1С и используется, например, для подписания приказов или ЛНА.

Важно: в общем случае для целей КЭДО Госключ УКЭП требуется только для одного документа — согласия на присоединение к КЭДО. Все остальные кадровые документы подписывают при помощи УНЭП.

Как начать использовать Госключ в 1С КЭДО?

1С КЭДО (решение 1С:Кабинет сотрудника) поддерживает работу с Госключом в рамках КЭДО. Ниже приводим пошаговую инструкцию, как запустить работу с этим инструментом.

Настройки со стороны работодателя

  1. Убедитесь, что в вашей системе 1С (например, ЗУП) активирован кадровый ЭДО.
  2. Обновите систему до версии, поддерживающей Госключ (например, релиз 3.1.23 и выше для ЗУП).
  3. Включите в настройках КЭДО возможность использовать НЭП через Госключ.
  4. Укажите в карточке сотрудника актуальные СНИЛС и e-mail — они нужны для идентификации и привязки Госключа.
  5. Закрепите порядок использования Госключа в локальных нормативных актах (ЛНА).
Подключение Госключа в КЭДО 1С

Что нужно сделать сотруднику?

  1. Установить и активировать Госключ на смартфоне.
  2. Пройти авторизацию через подтверждённую запись на Госуслугах.
  3. Выпустить электронную подпись в приложении.
  4. Войти в 1С:Кабинет сотрудника через браузер или мобильное приложение.
  5. При попытке подписания документа выбрать способ подписи «через Госключ».
  6. На мобильный телефон придёт push-уведомление — достаточно подтвердить действие в приложении.

После подтверждения документ будет подписан и зафиксирован в системе. Работодатель увидит статус подписания в учётной системе.

Что можно подписывать через Госключ в КЭДО?

С помощью Госключа разрешено подписывать документы КЭДО, в которых требуется подпись сотрудника от своего имени:

  • заявления (на отпуск, отгул, переработку);
  • согласия (на обработку персональных данных, на КЭДО);
  • уведомления о графике отпусков;
  • объяснительные, служебные записки и пр.

Подписывать приказы, локальные нормативные акты (ЛНА), справки, документы от имени организации через Госключ нельзя — для этого требуется УКЭП.

Выводы

КЭДО с Госключом — это удобный и бесплатный способ подписывать кадровые документы от имени сотрудников. Он снижает барьеры для перехода на электронный документооборот, не требует токенов и работает на мобильном телефоне.

Использование Госключа в 1С КЭДО даёт компаниям:

  • Ускорение подписания документов;
  • Повышение цифровой грамотности сотрудников;
  • Безопасный юридически значимый документооборот;
  • Снижение затрат на выпуск подписей.

Хотите подключить Госключ к КЭДО от 1С?

Запросите демонстрацию сервиса или получите бесплатный доступ к КЭДО от 1С на 45 дней — и начните работать в новом цифровом формате уже сегодня.

1С КЭДО — просто, безопасно и легально.