Что такое КЭДО и зачем он нужен современному работодателю?

Кадровое делопроизводство постепенно переходит в электронный формат. Если раньше оформление кадровых документов было связано с множеством бумажных экземпляров документов, личными подписями и физическим архивом, то сегодня на смену этим процессам приходит КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это не просто технологический тренд. Это закреплённый в ТК РФ дополнительный формат работы с кадровыми документами, который упрощает и ускоряет взаимодействие между работодателем и сотрудником.

В этой статье расскажем, что такое КЭДО простыми словами, зачем он нужен и как реализуется в 1С КЭДО — в сервисе 1С:Кабинет сотрудника. Приведём ссылки на нормативные акты, поясним, какие документы можно перевести в электронный формат, и какие преимущества даёт КЭДО по сравнению с обычным кадровым документооборотом.

КЭДО: расшифровка, суть и законодательная база

КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Расшифровка аббревиатуры проста: это технология, которая позволяет оформлять, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без бумажных копий. Все действия подтверждаются электронной подписью, а подписанные в рамках КЭДО документы обладают юридической силой.

Кадровый ЭДО — часть более широкой системы электронного документооборота, но со своей спецификой. Он охватывает исключительно документы, связанные с трудовыми отношениями: приказы, заявления, графики отпусков, уведомления, согласия и т.д.

КЭДО регулируется законодательством РФ:

• Трудовой кодекс РФ, статьи 22.1–22.3 (о ведении КЭДО);
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (определяет виды ЭП и их применение);
• Постановление Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192 (о взаимодействии с Госуслугами).
• Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»

Какие документы входят в кадровый ЭДО?

Электронный документооборот с сотрудниками охватывает разнообразные кадровые документы. Вот основные типы:

• Договора: трудовые, ученические, дополнительные соглашения к договорам, о материальной ответственности и т.д.
• Приказы: о приёме, переводе, изменении условий труда, направлении в командировку, о премировании или дисциплинарном взыскании, о проведении аттестации и другие.
• Заявления: об отпуске, отгуле, переработке, изменении реквизитов, изменении персональных данных и другие.
• Уведомления: о графике отпусков, выплатах, премиях, изменениях условий труда и другие.
• Локальные нормативные акты: ПВТР, положения и регламенты.
• График отпусков, табели, справки.
• Согласия на обработку персональных данных.
• Служебные записки и внутренние уведомления.
• Расчётные листки
• и другие.

Подписи для КЭДО: какие бывают и как используются?

В системе КЭДО применяются три вида электронных подписей:

• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — применяется сотрудником. В КЭДО от 1С выпускается бесплатно в рамках сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Используется для подписания всех кадровых документов, доступных в сервисе. Также сотрудник использовать УНЭП от сервиса Госключ.
• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — используется работодателем для подписания документов от имени организации. УКЭП организации может выпущена через ФНС, либо доверенными организациями, перечисленными на сайте ФНС. Если документы от лица организации подписывает сотрудник отдела кадров, то он должен использовать личную УКЭП с МЧД.
• ПЭП (простая электронная подпись) — самый ненадёжный вид подписи, не может применяться для некоторых кадровых документов, поэтому в решении КЭДО от 1С ПЭП не применяется.

УНЭП и УКЭП обеспечивают юридическую значимость документов в соответствии с перечисленными выше законами.

Что нужно для перехода на КЭДО: пошаговая инструкция

Внедрение КЭДО — это простой и понятный процесс, который можно реализовать за несколько дней. Вот шаги:

1. Принять решение о переходе на КЭДО и оформить приказ или положение о его введении (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
2. Уведомить сотрудников о введении КЭДО не менее чем за 3 рабочих дня.
3. Получить согласие сотрудников на КЭДО (если требуется по закону — см. ниже).
4. Настроить систему 1С:Кабинет сотрудника: роли, маршруты, категории документов в соответствии с инструкциями сервиса.
5. Провести пилотный запуск сервиса на, например, сотрудников 1 отдела.
6. Провести обучение для сотрудников 1 отдела.
7. После успешного пилотного запуска перевести всю компанию на КЭДО.

Нужно ли согласие сотрудника на КЭДО?

Получать или не получать согласие сотрудника на КЭДО зависит от следующих условий:

• Да, нужно получать, если сотрудник имеет трудовой стаж на 31.12.2021. В данном случае сотрудник должен дать своё согласие только в письменном виде (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).
• Не нужно, если сотрудник не имел стажа до 2022 года. Для таких сотрудников КЭДО применяется по факту обычного уведомления без необходимости получения согласия работника на КЭДО (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).

Согласие оформляется либо на бумаге с живой подписью, либо в электронном виде и подписывается с обеих сторон исключительно при помощи УКЭП.

Как работает КЭДО от 1С: пошаговый пример

Рассмотрим, как работает электронный кадровый документооборот на примере работы 1С КЭДО (сервис 1С:Кабинет сотрудника) с заявлением сотрудника на отпуск:

1. Сотрудник в мобильном приложении или веб-версии сервиса 1С:Кабинет сотрудника формирует в заявление на отпуск за свой счёт и затем подписывает заявление своей электронной подписью.
   
2. Подписанное сотрудником заявление отправляется по настроенной работодателем цепочке согласований, ответственное лицо или несколько лиц получают в своём 1С:Кабинет сотрудника уведомления о том, что нужно ознакомиться с заявлением сотрудника.
3. Если в процессе согласования заявление сотрудника будет отклонено, то сотрудник получит сообщение об этом в свой личный кабинет и сможет ознакомиться с причиной отклонения.
4. Если в процессе согласования заявление сотрудника успешно согласовано, то по заявлению сотрудника в программе 1С будет создана задача для последующего исполнения кадровиком в кадровой программе 1С.
5. Кадровик в кадровой программе 1С берёт созданную задачу в работу, ознакамливается с ней и на основе указанной информации формирует приказ и сопутствующие кадровые документы.
6. Для формирования приказа кадровому работнику не требуется тратить время на перенос данных из заявления в соответствующие кадровые документы. Все данные из заявления сотрудника попадут в документы автоматически, что не только существенно ускорит работу кадрового работника, но также исключит ошибки переноса данных.
7. После того, как приказ будет сформирован, кадровый работник отправляет его внутри программы на подписание в электронном виде. Если у кадровика есть право подписи от лица организации, то он сам подписывает документ, если нет, то приказ передаётся на подписание ответственному лицу с таким правом подписи.
8. После подписания приказа со стороны организации он отправляется из кадровой программы 1С на ознакомление и подписание сотруднику в 1С:Кабинет сотрудника.
9. Сотрудник получает PUSH или СМС уведомление о новом входящем документе в своём личном кабинете в сервисе 1С:Кабинет сотрудника.
10. Сотрудник открывает приказ в сервисе 1С:Кабинет сотрудника, ознакамливается и подписывает документ своей электронной подписью.
11. Кадровик получает уведомление, что документ подписан, и процесс завершается.

Все действия фиксируются системой, обеспечивая прозрачность, юридическую значимость и контроль. Бумажные копии не требуются.

Преимущества перехода на КЭДО от 1С

Сервис 1С:Кабинет сотрудника предоставляет множество преимуществ:

• Быстрое оформление и согласование кадровых документов.
• Сокращение времени обработки документов за счёт автозаполнения кадровых документов в 1С:ЗУП из запросов и заявлений сотрудников
• Исключение ошибок и потерь бумажных форм.
• Доступ к документам из личного кабинета с любого устройства.
• Гибкая настройка прав доступа, маршрутов и шаблонов.
• Централизованное хранение кадрового архива в базе 1С, без зависимости от сторонних облачных сервисов.
• Поддержка УКЭП и УНЭП.
• Мобильное приложение (Android/iOS).
• Поддержка от партнёров 1С на всех этапах внедрения.

Электронный документооборот с сотрудниками — это удобно.

Переход на электронный кадровый документооборот в организации позволяет:

• Вести кадровые дела быстрее.
• Освободить архивы от бумаги.
• Работать с документами удалённо.
• Снизить затраты на бумагу, печать, доставку.
• Обеспечить безопасность персональных данных.

Вот краткая таблица сравнения:

Видео работы 1С КЭДО (сервиса 1С:Кабинет сотрудника)

Выводы

Кадровый ЭДО — это удобный, быстрый и юридически значимый способ ведения кадрового делопроизводства. Сервис 1С КЭДО предоставляет все необходимые инструменты для его внедрения и использования в организации любого размера.

Не нужно откладывать: внедрение займёт всего несколько дней, а выгода станет очевидна уже в первые недели. Если вы хотите упростить работу с кадрами, защитить данные и сэкономить время сотрудников — переходите на КЭДО от 1С.

Оставьте заявку и получите демонстрацию возможностей КЭДО от 1С и бесплатную пробную версию на 45 дней. Работать с кадрами в электронном формате можно быстро, удобно и законно — начните уже сегодня!