Внедрение КЭДО (кадрового электронного документооборота) в компании — это важный шаг на пути к цифровизации HR-процессов. Система позволяет отказаться от бумажных документов, сократить издержки, ускорить процессы и улучшить взаимодействие между сотрудниками и работодателем. Но, как и у любой технологии, у КЭДО есть свои плюсы и минусы. В этой статье подробно разберем преимущества и возможные сложности перехода, а также расскажем, как внедрить систему без лишних рисков.
Плюсы КЭДО
Преимущества КЭДО ощущаются как на уровне организации в целом, так и для каждого сотрудника.
Для компании
1. Сокращение затрат.
Экономия на бумаге, принтерах, канцтоварах, архивах и почтовых расходах. Электронные документы не требуют физического хранения, а значит, отпадает необходимость в аренде или содержании архивных помещений.
2. Повышение скорости процессов.
Подписание, согласование и обмен документами происходит в считанные минуты. Кадровый документооборот существенно ускоряется, уменьшается время на оформление приказов, согласование заявлений и других процессов.
3. Упрощение аудита и проверок.
Электронный документооборот позволяет быстро сформировать выборку нужных документов, обеспечить сохранность оригиналов и автоматически фиксировать все действия пользователей как на этапе согласований, так и на этапе непосредственного подписания документов сторонами.
4. Повышение прозрачности и контроля.
Руководитель отдела кадрового делопроизводства или любой другой ответственный сотрудник может отслеживать статус подписания, а также видеть, кто и когда ознакомился с документом и согласовал.
5. Удобный способы работы с удалёнными сотрудниками.
С 2020 года удалённая работа сотрудников или дистанционное трудоустройство и работа стали нормой для большинства компаний. КЭДО — единственный инструмент, который может обеспечить быструю, надёжную и удобную работу с сотрудниками «на удалёнке» и с дистанционными работниками согласно ст. 312.1 ТК РФ о дистанционной работе.
6. Масштабируемость.
КЭДО легко адаптировать под рост компании — не нужно масштабно перестраивать процессы при расширении штата или филиальной сети.
7. Соответствие требованиям законодательства.
КЭДО реализуется в соответствии со статьями ТК РФ 22.1, 22.2, 22.3, Федеральным законом № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
8. Контроль маршрутов документа.
Маршруты прохождения документов можно гибко настроить, обеспечить их прохождение строго по установленному порядку, избежать потери или ошибки.
9. Минимизация ошибок при оформлении.
Автоматизированные шаблоны и проверки в системе КЭДО помогают избежать формальных ошибок, неточностей, опечаток и пропусков.
10. Снижение нагрузки на кадровую службу.
Многие действия могут выполняться сотрудниками самостоятельно — например, подача заявлений, запрос копий, ознакомление с приказами, запрос справок, сбор графика отпусков и многое другое.
11. Улучшение внутреннего имиджа компании.
Современные цифровые инструменты формируют положительное впечатление о компании у новых сотрудников.
Для сотрудников
- Удалённый доступ к документам с помощью мобильного приложения.
- Удобное подписание документов с помощью УНЭП.
- Прозрачность взаимодействия — можно видеть статус документов, получать уведомления и доступ к архиву.
- Снижение бюрократической нагрузки — не нужно обращаться в офис для получения копий или подписей.
- Усиленная защита персональных данных — благодаря криптографическим методам и ограниченному доступу.
- Доступ к подписанным документам в любой момент — через защищённый личный кабинет.
- Экономия времени — на подписание заявлений, ознакомление с приказами, согласование отпусков и других процедур.
- Гибкость во взаимодействии с работодателем — особенно важна при удаленной или гибридной форме занятости.
- Уверенность в сохранности документации — электронные архивы защищены и доступны.
Минусы КЭДО и как с ними справиться
1. Необходимость изменения привычных процессов
Решение: пошаговое внедрение и обучение пользователей, назначение ответственных за сопровождение КЭДО.
2. Вопросы с электронной подписью
Решение: объяснить, что:
- сотрудники сами владеют и управляют своей УНЭП;
- УНЭП применяется только в рамках информационной системы для кадровых документов;
- от организации используется УКЭП руководителя или УКЭП+МЧД кадровика или бухгалтера, если они подписывают документы от имени работодателя.
Подробнее о правомерности можно прочитать в статье про электронные подписи.
3. Ограничения по видам документов
Не подлежат переводу в КЭДО:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- журналы инструктажей по охране труда;
- приказы об увольнении.
Решение: оставить бумажную форму для таких документов.
4. Технические сложности
Решение: выберите решение с понятным интерфейсом, например, 1С:Кабинет сотрудника. Партнёры 1С обеспечат мягкое внедрение, поддержку и обучение, а также низкую стоимость владения.
5. Сопротивление со стороны части сотрудников
Решение: заранее проинформировать работников про КЭДО и преимущества КЭДО. Подготовиться к популярным возражениям и как на них реагировать .
6. Необходимость изменения ЛНА
Решение: пересмотреть и обновить локальные нормативные акты, положения, внутренние регламенты. Обновить программное обеспечение, подключить актуальные версии продуктов 1С.
Как перейти на КЭДО: просто о главном
Переход на КЭДО состоит из следующих шагов:
- Анализ кадрового документооборота.
- Подготовка положения и приказа о переходе на КЭДО.
- Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО.
- Настройка системы — например, запуск 1С:Кабинет сотрудника.
- Получение УКЭП и МЧД для кадровика (если они подписывают документы от имени работодателя).
- Настройка маршрутов подписания документов в КЭДО.
- Обучение и консультация сотрудников по работе с сервисом.
- Запуск в пилотном режиме на части сотрудников.
- Сбор с пилотных сотрудников согласий на переход на КЭДО
- Массовое внедрение по результатам пилотного запуска и общий сбор согласий на КЭДО.
- Мониторинг, поддержка и внесений обновлений в настройки КЭДО.
Заключение
Плюсы и минусы КЭДО — это неравные величины. Преимущества кадрового электронного документооборота явно преобладают. Система КЭДО от 1С помогает оптимизировать процессы, сделать их прозрачными и удобными для всех участников.
Благодаря удалённому доступу, ускоренному подписанию, снижению издержек и точному соответствию законодательству, внедрение КЭДО становится логичным шагом для современной компании. А учитывая возможности 1С:Кабинет сотрудника, адаптация под процессы пройдёт легко и быстро.
Хотите убедиться лично? Закажите демонстрацию 1С:Кабинет сотрудника или активируйте бесплатную 45-дневную версию, чтобы оценить выгоды цифрового кадрового документооборота в действии.