Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) требует не только технической подготовки, но и оформления определённых локальных нормативных актов. Один из ключевых документов — приказ о переходе на КЭДО в организации. Именно он служит юридической основой для начала использования электронного кадрового документооборота. В этой статье разберём, что должно содержаться в приказе, как его правильно оформить и где взять актуальный образец.
Что должно быть в приказе о переходе на КЭДО?
Приказ о введении КЭДО — это документ, которым организация официально фиксирует решение о переходе на электронный формат ведения кадрового документооборота. Его издаёт руководитель организации.
В документе необходимо указать:
- Цель документа — внедрение КЭДО в организации;
- Основание — ссылки на законодательные акты: статьи 22.1 и 22.2 Трудового кодекса РФ) и Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»);
- Сроки начала работы КЭДО — конкретная дата, с которой организация переходит на электронный документооборот;
- Категории работников, на которых распространяется КЭДО (например, все сотрудники или только определённые подразделения);
- Ответственные лица за внедрение системы электронного документооборота и контроль выполнения приказа;
- Перечень мероприятий, необходимых для подготовки и запуска системы: настройка программного обеспечения, разработка положения о КЭДО, уведомление работников и пр.;
- Информацию о системе, которая будет использоваться для КЭДО — например, 1С:Кабинет сотрудника или другая ИС;
- Поручение о размещении приказа в доступном для работников месте (внутренний портал, ИС);
- Контроль исполнения приказа — кем и в какие сроки он осуществляется;
- Форма ознакомления с приказом — лист ознакомления под подпись.
К приказу обязательно прилагаются:
- Приложение № 1: Перечень электронных кадровых документов, которые подлежат переводу в КЭДО;
- Приложение № 2: Перечень категорий работников, на которых распространяется КЭДО;
- Приложение № 3: Форма уведомления работника о переходе на КЭДО.
Образец приказа о переходе на кадровый электронный документооборот
Ниже приведён типовой образец приказа о переходе на КЭДО, который можно адаптировать под конкретную организацию. Внизу страницы также доступен файл для скачивания в формате DOCX.
ПРИКАЗ
о переходе на кадровый электронный документооборот
г. Москва
ООО «Пример»
Приказ № 25-к от 01.07.2025 г.
В целях повышения эффективности кадровых процессов, сокращения бумажного документооборота и в соответствии со статьями 22.1 и 22.2 Трудового кодекса РФ, а также Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
ПРИКАЗЫВАЮ:
- С 01 августа 2025 года в организации внедрить систему кадрового электронного документооборота (КЭДО) с использованием информационной системы «1С:Кабинет сотрудника».
- Установить, что в рамках КЭДО кадровые документы будут подписываться усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), полученной сотрудниками через мобильное приложение «Госключ» или выпущенной в системе «1С:Кабинет сотрудника».
- Для ответственных сотрудников (кадровиков, бухгалтеров), осуществляющих подписание документов от имени работодателя, обеспечить выпуск УКЭП и оформление машиночитаемой доверенности (МЧД).
- Утвердить положение о кадровом электронном документообороте.
- Утвердить:
- Приложение № 1: Перечень кадровых документов, переведённых в КЭДО;
- Приложение № 2: Перечень категорий работников, подпадающих под КЭДО;
- Приложение № 3: Уведомление работника о переходе на КЭДО.
- Назначить ответственным за внедрение КЭДО начальника отдела кадров — Иванову И.И.
- Уведомить всех сотрудников о переходе на кадровый электронный документооборот не позднее чем за 3 рабочих дня до даты внедрения. Ознакомление с приказом обеспечить под подпись.
- Разместить настоящий приказ и все сопутствующие документы в локальной информационной системе организации.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор
/Петров П.П./
Скачать файл: Приказ о переходе на КЭДО — образец
Заключение
Приказ о переходе на КЭДО — один из обязательных документов при внедрении системы кадрового электронного документооборота. Он должен быть грамотно составлен, соответствовать требованиям законодательства и быть доведён до сотрудников под подпись.
Используйте предложенный КЭДО образец приказа, чтобы упростить процесс оформления и сделать переход на КЭДО в вашей организации максимально корректным.
Хотите упростить внедрение и ускорить переход на КЭДО? Попробуйте 1С:Кабинет сотрудника — удобное решение для автоматизации кадрового электронного документооборота, совместимое с Госключ и УНЭП.
Запросите демонстрацию 1С КЭДО или активируйте бесплатную пробную версию уже сегодня!