Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это не только новые способы подписания и согласования документов, но и другие подходы к их архивному хранению. В отличие от бумажных архивов, электронные требуют особого внимания к вопросам безопасности, доступа и сохранности данных. В этой статье рассмотрим, как вести архив электронных кадровых документов, что и где в КЭДО хранится, что об этом говорит закон, какие есть риски и как 1С позволяет обеспечить надежное хранение.
Почему это важно?
Хранение электронных кадровых документов — это не просто цифровая замена бумажного архива. Это способ обеспечить:
- сохранность юридически значимой кадровой информации;
- защиту персональных данных сотрудников;
- быстрый доступ к документам по запросу контролирующих органов или самого работника;
- долговременное хранение без риска утраты из-за пожара, затопления или старения бумаги;
- автоматизированный поиск и структурирование документов, что экономит ресурсы отдела кадров;
- соблюдение требований проверяющих органов к документообороту и хранению кадровых сведений;
- снижение затрат на аренду помещений и обслуживание бумажного архива;
- удалённый доступ к архиву при соблюдении требований безопасности.
Организация электронного архива кадровых документов — важная часть цифровой трансформации. Особенно это актуально при переходе на КЭДО, когда необходимо обеспечить преемственность и соблюдение требований законодательства.
Законодательная база
Правила хранения электронных документов определяются:
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регламентирует юридическую силу документов, подписанных при помощи ЭП.
- Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ — регулируют вопросы применения КЭДО.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает основы архивного хранения.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — содержит перечень архивных документов и сроки их хранения.
- Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н — детализирует требования составу и формам электронных кадровых документов.
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — содержит правила организации хранения документов.
- ГОСТ Р 7.0.8-2025 — содержит термины и определения в области архивного дела.
Также следует учитывать:
- Нормы закона № 152-ФЗ «О персональных данных» — в части обеспечения безопасности персональных данных при хранении.
- Нормы закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — в части ведения кадровых документов, имеющих значение для расчетов с работниками. Это, например, кадровые приказы, штатное расписание, табели учета рабочего времени, графики отпусков и другие.
- Письма Минтруда с разъяснениями правил применения КЭДО, например, от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653, от 06.03.2025 № 14-6/ООГ-1159, от 24.11.2023 № 14-6/ООГ-7353 и другие.
- Правил ФСТЭК и ФСБ по защите информации, если документы содержат защищаемые сведения.
Сроки хранения кадровых документов
Сколько нужно хранить документы по кадрам, зависит от их вида и значимости. Полный перечень приведен в приказе Росархива № 236. В таблице представлены сроки хранения для большей части документов:
| Документы | Срок хранения |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении, приказы об увольнении, личные дела и карточки, штатные расстановки, должностные инструкции, табели (графики), журналы учета рабочего времени при вредных условиях труда, документы по СОУТ (при вредных условиях труда и по месту проведения) | 50 лет — если документы оформлены с 2003 года; 75 лет — если они оформлены до 2003 года. |
| Журналы инструктажей по охране труда, журналы регистрации несчастных случаев, документы по СОУТ без вредных условий и по месту проведения | 45 лет |
| Положения о персональных данных, об оплате труда и премировании, о подразделениях, штатное расписание | Постоянно (по месту утверждения) |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после окончания срока действия или отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения/смены материально ответственного лица |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени и приказы о командировках без вредных условий, отчеты о командировках, приказы о служебных проверках | 5 лет |
| Распоряжения о дисциплинарных взысканиях (кроме увольнения), уведомления, предупреждения, график отпусков | 3 года |
| Книги учета местных командировок, заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Расчетные листки по зарплате | 6 лет (или 50/75 лет — при отсутствии лицевых счетов) |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены |
Важно: документы с постоянным (неограниченным) сроком хранения, такие как приказы по личному составу, должны сохраняться в виде оригиналов.
Требования к кадровому архиву
Если компания внедрила КЭДО, она обязана создавать электронный архив документов. В локальном нормативном акте компании, например, Положении об архиве, нужно указать требования к условиям хранения документов в цифровом формате. Они должны касаться:
- обеспечения сохранности;
- поддержания юридической значимости в течение всего срока хранения;
- разграничения прав доступа к электронным документам;
- порядка приема-передачи электронных документов, их использования;
- применения электронной подписи при архивном хранении.
Приказ Минтруда № 578н определяет обязательные требования к форматам составных частей кадровых электронных документов:
- Основная часть документа: формат — PDF/A-1A, имя файла — по определенному шаблону.
- Приложения к основной части (если есть): формат — текстовый, табличный, графический или структурированный, имя файла — по шаблону.
- Электронная подпись: отдельный файл, сформированный в соответствии с законом № 63-ФЗ и статьей 22.3 ТК РФ.
- Машиночитаемая доверенность, если используется: оформляется по приказу Минцифры от 18.08.2021 № 858.
- Описание документа: отдельный XML-файл с именем wredc_data.xml. Содержит регистрационно-учетные сведения (метаданные):
- Все файлы должны находиться в корневой папке.
Каждый документ должен быть подписан УКЭП со стороны работодателя и УНЭП со стороны работника, а также содержать контрольные хэши, подтверждающие его неизменность.
Примечание: разбираться с этими и другими требованиями предстоит в том случае, если ваша компания собирается самостоятельно разрабатывать для своих нужд программное решение кадрового электронного документооборота. В современных решениях КЭДО, таких как 1С:Кабинет сотрудника, все требования по формированию и хранению электронных кадровых документов в целостности и безопасности уже реализованы.
В частности, сервис 1С:Кабинет сотрудника хранит документы кадрового ЭДО в вашей информационной базе 1С. Регулярное резервное копирование этой базы обеспечивает сохранность документов. В случае необходимости можно также использовать дополнительный сервис 1С:Архив, который возьмёт на себя рутинные задачи резервирования и хранения, а также обеспечит дополнительный контур безопасности.
Пример доступа к архиву КЭДО
Если вы используете 1С:ЗУП для работы с кадровыми документами, то при включении сервиса КЭДО от 1С в разделе «Кадры» появится подраздел «Документы кадрового ЭДО» (ровно под пунктом сервиса «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» — КЭДО от 1С).
Данный раздел позволяет получить доступ ко всем документам кадрового ЭДО, хранящимся в вашей информационной базе 1С:ЗУП.
С помощью базовых или расширенных полей сортировки, поиска и фильтрации кадровый работник может за считанные минуты найти любой документ в любом состоянии (например, подписан всеми сторонами или только одной) за любой период времени, после чего перейти в него и ознакомиться с его содержимым.
Ответственность за нарушения
Если компания перешла на кадровый электронный документооборот (КЭДО), но не ведёт надлежащий архив, её могут ждать штрафы и другие негативные последствия. Компания может быть привлечена к ответственности по результатам проверок, аудита безопасности или жалоб работников. Особенно рискованно, когда нет оформленных регламентов и процедур хранения документов.
Вот лишь основные из возможных штрафов:
- Роструд выявляет отсутствие трудовых договоров, приказов, ЛНА и другие нарушения трудового законодательства. Штрафы — от 1 000 до 5 000 рублей для ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Роскомнадзор и Росархив вправе применить санкции за нарушение правил хранения архивных документов. Штраф — от 3 000 до 5 000 рублей для ИП, от 5 000 до 10 000 рублей для организации по ст. 13.20 КоАП РФ.
Существуют и гражданско-правовые риски: работник может выиграть трудовой спор, если у работодателя нет оформленных приказов о дисциплинарных взысканиях, листов ознакомления и других кадровых документов.
Сохранность архива документов
Чтобы обеспечить сохранность электронных архивных документов, организации должны:
- использовать надёжные программы и ИТ-решения для ведения кадрового архива — например, 1С КЭДО, в котором архив формируется в строгом соответствии с требованиями законодательства, находится внутри информационной базы и под полным контролем работодателя;
- настраивать многоуровневое резервное копирование: регулярное автоматическое копирование на внешний диск, в облако или на отдельный сервер с защитой от сбоев (например, с помощью специального продукта 1С:Архив);
- продумывать сценарии миграции архива — при смене облачного сервиса или технического подрядчика можно сохранить всю структуру и документы в неизменном виде;
- использовать сертифицированные средства защиты информации и шифрование;
- поддерживать актуальность электронных подписей и своевременно обновлять сертификаты УКЭП;
- назначать ответственных сотрудников за хранение архива, проводить инструктаж и регулярно проверять соблюдение правил хранения;
- вести регламент внутреннего контроля, включая периодическую проверку доступности, читаемости и целостности данных.
Также рекомендуется:
- регулярно тестировать целостность архива;
- использовать системы мониторинга событий безопасности;
- обновлять программное обеспечение в соответствии с изменениями законодательства;
- своевременно передавать документы КЭДО в СХЭД Росархива.
Практика показывает: организации, у которых нет системы резервного хранения и контроля архива, рискуют потерять не только документы, но и деловую репутацию, а также получить значительные штрафы. Особенно критично это при проверках трудовой инспекции или судебных спорах.
Заключение
При хранении кадровых документов в электронном виде важно учитывать несколько ключевых условий: сроки хранения, подходящие форматы, защиту данных и юридическую силу файлов. Главное — следовать законодательству и внедрять системный подход.
Современные решения, например, 1С КЭДО (сервис 1С:Кабинет сотрудника), позволяют организовать надежное долговременное хранение, минимизировать риски, упростить доступ и обеспечить контроль.
Электронный архив кадровых документов — это не просто альтернатива бумажным папкам, а обязательный элемент цифровой трансформации. Если организовать его правильно, это сократит расходы компании и повысит управляемость бизнес-процессов.
