Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — эффективный способ для организаций перейти на безбумажные процессы, сократив время подписания документов и снизив административные затраты. Важно помнить: закон разрешает электронный формат не для всех кадровых документов. Статья отвечает на вопросы: какие документы можно и нельзя подписывать электронно, а также требования к электронной подписи для соблюдения законодательства.
Что входит в понятие «документы КЭДО»?
Под документами КЭДО понимаются кадровые бумаги, которые разрешено создавать, согласовывать, заверять электронной подписью и архивировать в цифровой среде. Это охватывает весь спектр взаимодействий работодателя и сотрудника: от личных заявлений и уведомлений до локальных нормативных актов (ЛНА).
Сфера действия КЭДО определена ст. 22.1 ТК РФ и включает:
- документы, сопровождающие трудовые отношения;
- локальные нормативные акты, регулирующие трудовую деятельность;
- заявления и согласия сотрудников;
- уведомления (например, о графике отпусков или изменении условий работы).
Составлять в КЭДО можно почти все документы, если это предусмотрено соглашением сторон.
Что можно подписывать в КЭДО?
Вот перечень документов, подписываемых в КЭДО:
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности;
- ученические договоры;
- договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- дополнительные соглашения к договорам;
- соглашения о расторжении трудовых договоров;
- приказы (распоряжений) работодателя (за исключением приказов (распоряжения) об увольнении работника);
- уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- локальные нормативные акты;
- графики отпусков;
- графики сменности;
- графики работы на вахте;
- согласия на перевод;
- заявления об увольнении;
- отзывы заявлений об увольнении;
- объяснения;
- обязательства;
- другие кадровые документы (уведомления, требования, предложения, извещения, согласия, отказы, заявления и т.д.).
Все эти документы можно перевести в кадровый ЭДО, если соблюдаются требования законодательства.
С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, который устанавливает единые обязательные требования к составу и формату электронных кадровых документов, оформляемые без последующего бумажного дублирования.
При формировании и загрузке электронного документа в системы кадрового документооборота обязательно необходимо указывать его формализованный тип из установленного классификатора — структурированного перечня электронных кадровых документов, сгруппированного по тематическим блокам.
В Приказе Минтруда России от 20.09.2022 № 578н представлен обширный список кадровых документов, которые можно оформлять в КЭДО. Однако этот список не исчерпывающий и содержит также код 12.999 «Иные документы». Использовать его следует только в том случае, если документ является кадровым, но объективно не подходит ни под один из конкретных типов, прямо перечисленных в Приказе № 578н.
Какие документы нельзя подписывать в КЭДО?
Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ есть перечень документов, которые нельзя подписывать в КЭДО:
- трудовые книжки (если сотрудник выбрал бумажную форму);
- сведения о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
- акты о несчастных случаях на производстве (по формам Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС, утв. приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н);
- приказы (распоряжения) об увольнении работника;
- листы ознакомления с инструктажем по охране труда.
Эти документы можно оформлять только в письменной форме на бумаге. Обязательно требуется подписанный собственноручно бумажный оригинал.
Какая подпись нужна для подписания документов в КЭДО?
Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» существуют следующие виды электронной подписи:
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — также может обозначаться как НЭП;
- ПЭП — простая электронная подпись.
Рассмотрим сферу применения каждого вида ЭЦП:
| Тип подписи | Подходит для | Легитимность | Используется в КЭДО от 1С |
| УКЭП | Работодатель (организация) | Легитимна без дополнительных договоренностей | Да |
| УНЭП / НЭП | Сотрудник (физлицо), работодатель (не для всех документов) | Работает только при наличии соглашения между сторонами | Да, для сотрудников |
| ПЭП | Сотрудник (не для всех документов) | Ограниченное применение, нужно соглашение между сторонами | Нет |
Важно: УНЭП и НЭП — это одно и то же. В разных системах термин может отличаться, но суть — усиленная неквалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям закона.
Требования к оформлению электронных кадровых документов
Подписанные в КЭДО документы приравниваются к бумажным, если использована правильная электронная подпись, а также соблюдены требования, установленные ст. 22.1 ТК РФ и конкретизированные приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н.
Согласно приказу каждый электронный кадровый документ состоит из нескольких обязательных частей:
- Основной документ (PDF): сам приказ, договор и т.д. Обязательно в специальном формате PDF/A-1A (универсальный PDF, который всегда отображается одинаково, независимо на каком устройстве и в каком окружении его открыли). Должен называться в соответствии с правилами, установленными приказом.
- Приложения (разные форматы): Если к главному документу что-то прикладывают (сканы, справки, таблицы), они могут быть в разных форматах (Word, Excel, JPG и др.). Как и для основного документа, должны быть соблюдены требования к названию.
- Электронная подпись: подтверждает, что документ подписан законно.
- XML-файл (обязательно): самый важный файл, который называется wredc_data.xml. Сам по себе он не является документом, но содержит полную структурированную информацию: что это за документ, кто его подписал, даты и т.д. Структура данных внутри этого файла строго определена схемой. Эту схему выкладывает Минтруд на своем сайте. Важно: Если Минтруд обновляет схему, старую можно использовать еще 1 год.
- Доверенность (если требуется): Если документ подписывает не сам руководитель компании, а кто-то по доверенности, нужен специальный цифровой файл этой доверенности (МЧД).
Часто ошибочно считают, что подписанный основной документ должен содержать штампы с информацией об электронных подписях. Однако это не так: оригинал документа не должен изменяться после подписания, иначе он не пройдёт проверку подписи. Поэтому документ хранится в неизменном виде, а подписи представляют собой отдельные файлы.
Все части документа (главный файл, приложения, подписи, XML-файл, доверенность) должны лежать в одной папке (корневом каталоге), без вложенных папок.
Благодаря этим правилам компьютеры разных систем могут автоматически понимать, что это за документ и что в нём важно.
В КЭДО от 1С формирование документов в таком формате происходит автоматически. При скачивании документа выгружается архив, содержащий все части в соответствиями с правилами.
Можно ли подписать документ на бумаге, если компания использует КЭДО?
Да, можно. Использование КЭДО не запрещает подписывать документы на бумаге. Кроме того, согласно ст. 22.3 ТК РФ, работник имеет право потребовать бумажную копию любого кадрового документа, даже если он уже был подписан в электронном виде. Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней предоставить такую копию.
В КЭДО от 1С есть возможность выгрузить электронные кадровые документы в специальном формате для печати, где на оригинал документа будут проставлены штампы, содержащие сведения об электронных подписях, которыми подписан данный документ. Это сделано для удобства просмотра подписанных в электронном виде документов.
Также возможны ситуации, когда часть документооборота ведётся в КЭДО, а часть — на бумаге.
Выводы
КЭДО позволяет ускорить и упростить кадровые процессы, но важно понимать, какие кадровые документы нельзя подписывать в КЭДО, а какие — можно. Опираясь на Трудовой кодекс РФ и закон об электронной подписи, компании могут безопасно перевести в КЭДО значительную часть кадрового документооборота.
Не забывайте:
- Не все кадровые документы можно подписывать в электронном виде — перечень ограничен ТК РФ.
- В КЭДО 1С применяются УКЭП и УНЭП (работник может выпустить бесплатную УНЭП в рамках системы).
- Сотрудник всегда может запросить бумажную копию любого документа.
- Электронный документооборот — это не только про скорость, но и про юридическую точность.
Хотите перевести кадровый документооборот в КЭДО от 1С?
Запросите демонстрацию возможностей 1С КЭДО или активируйте бесплатную пробную версию на 45 дней — начните работать с кадровыми документами в цифровом формате уже сегодня!