Электронный документооборот прочно вошёл в бизнес-практику. Для кадровой сферы это означает переход к КЭДО — кадровому электронному документообороту. Однако перед тем как начать подписывать кадровые документы онлайн, важно юридически оформить процедуру перехода. В этом поможет положение о кадровом электронном документообороте — обязательный локальный нормативный акт.
Разберёмся, зачем он нужен, что в него включить, как составить и внедрить КЭДО в 1С, используя возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Зачем нужно положение о КЭДО?
Положение о КЭДО — это локальный нормативный акт, который регламентирует порядок осуществления электронного кадрового документооборота в организации. Документ определяет, какие кадровые документы подписываются в электронном виде, какие электронные подписи применяются, кто имеет доступ к системам, как соблюдается информационная безопасность и в каких случаях допускается бумажный документооборот.
Принятие положения о КЭДО необходимо для выполнения требований ст. 22.2 Трудового кодекса РФ. Без него электронные кадровые документы не будут обладать юридической значимостью.
Кроме самого положения для перехода на КЭДО в организации нужно оформить:
- Приказ о введении КЭДО;
- Уведомление работников о переходе на КЭДО;
- Листы ознакомления с каждым из этих документов;
- Заявление о согласии на участие в КЭДО — для сотрудников, согласие которых требуется;
- Заявление об отказе от участия в КЭДО — для сотрудников, которые имеют право на отказ.
Как составить положение о переходе на КЭДО: структура и содержание
Типовое положение о кадровом электронном документообороте включает в себя следующие разделы:
1. Общие положения
- Основание принятия (соответствие Трудовому кодексу РФ).
- Статус документа (локальный нормативный акт).
- Предмет регулирования.
- Принципы организации КЭДО.
- Ответственное подразделение.
2. Порядок кадрового электронного документооборота, подписание документов электронными подписями
- Используемая информационная система и способ доступа к ней.
- Документы КЭДО.
- Перечень должностей сотрудников для взаимодействия по КЭДО
- Порядок получения согласия работников и соискателей.
- Уполномоченные лица.
- Типы ЭП для подписания, ответственность работодателя по оформлению ЭП для работника.
3. Сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними (опционально)
- Срок подписания документа работником.
- Срок ознакомления с документом.
4. Порядок проведения инструктажа работников (опционально)
- Ответственные за инструктаж по КЭДО.
- Содержание инструктажа.
- Канал для последующих вопросов.
5. Случаи оформления документов на бумажном носителе (опционально)
- Условия для бумажного оформления.
- Порядок действий в исключительных случаях.
6. Информационная безопасность (опционально)
- Общее обеспечение.
- Технические и организационные мероприятия.
- Ответственный за техподдержку и ИБ.
7. Заключительные положения
- Даты (сроки) вступления в силу.
- Обязательность ознакомления работников (под подпись).
- Срок действия.
- Порядок внесения изменений.
Скачайте образец положения о кадровом электронном документообороте:
Скачать файл: Положение о переходе на КЭДО — образец
Также к положению рекомендуется приложить:
- Шаблон заявления о согласии на участие в КЭДО;
- Шаблон заявления об отказе;
- Лист ознакомления сотрудников с положением.
Документ утверждается приказом руководителя организации и доводится до сведения сотрудников.
Как использовать положение о КЭДО в 1С?
Для автоматизации кадрового документооборота удобно использовать КЭДО от 1С — сервис 1С:Кабинет сотрудника. После оформления положения и сопутствующих документов:
- Работодатель получает возможность направлять кадровые документы сотрудникам напрямую в личный кабинет.
- Сотрудники могут подписывать документы УНЭП, выпущенной самостоятельно в сервисе 1С:Кабинет сотрудника.
- Все действия логируются, документы хранятся в защищённой среде внутри 1С, а также в информационной базе организации.
Важно: несмотря на переход на электронный формат работодатель обязан по запросу действующего или бывшего сотрудника формировать бумажную копию любого подписанного в рамках КЭДО документа (согласно ст. 22.3 ТК РФ).
Выводы
Положение о переходе на КЭДО в организации — это обязательный и ключевой документ, от которого зависит юридическая значимость подписанных электронных кадровых документов. Без него невозможно вести электронный кадровый документооборот в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
С помощью сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно перевести в КЭДО основную часть кадровых документов и избавиться от бумажной рутины.
Хотите внедрить КЭДО быстро и с гарантией соответствия закону?
- Попробуйте бесплатную пробную версию КЭДО от 1С на 45 дней;
- Или оставьте заявку на внедрение КЭДО при поддержке официальных партнёров 1С.
Ищете шаблоны Положений о переходе на КЭДО и другие документы? Оставьте заявку и получите актуальные документы на свою электронную почту.
Работать с электронными документами можно удобно, безопасно и юридически корректно — начните уже сегодня!