Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) требует не только технической настройки системы, но и соблюдения всех процедур, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Один из ключевых этапов — уведомление сотрудников о применении КЭДО в организации. В этой статье расскажем, как оформить такое уведомление, когда его нужно вручать, кому оно обязательно, а также представим актуальный образец документа.
Когда и зачем нужно уведомление?
Согласно статье 22.1 ТК РФ работодатель вправе вести кадровый документооборот в электронном виде. Электронный документооборот вводится внутренним документом организации (ЛНА — локальный нормативный акт). В документе должны быть указаны:
- данные об информационных системах, через которые будет вестись электронный документооборот;
- правила доступа сотрудников к этим системам (если это необходимо);
- список электронных документов и список категорий работников, с которыми будет использоваться электронный формат;
- сроки, в которые сотрудников нужно уведомить о том, что компания переходит на КЭДО, и дата начала его применения — она не может быть раньше, чем срок, в который заканчивается процесс уведомления.
Согласно п. 4 списка выше работодатель берёт на себя обязательство уведомить работников о кадровом электронном документообороте.
Данное уведомление требуется:
- при переходе компании на КЭДО впервые;
- при приеме новых сотрудников, если КЭДО уже введён.
Уведомление — это не согласие. Оно информирует сотрудника о том, что кадровые документы будут предоставляться и подписываться в электронном формате. Ключевое правило из ст. 22.2 ТК РФ: для перевода кадровых документов работника в электронный вид нужно его письменное согласие. Без согласия необходимо использовать бумажный документооборот. Исключение: сотрудники, впервые принятые после 31.12.2021 и не имевшие до этого трудового стажа. Их можно включить в КЭДО автоматически.
Важно: сам факт вручения уведомления должен быть зафиксирован — с подписью сотрудника на бумаге или подтверждением в электронной системе.
Образец уведомления о переходе на КЭДО
Скачать файл: Уведомление о переходе на КЭДО — образец
Уведомление новых сотрудников при уже введенном КЭДО
Согласно разъяснению Роструда, если организация уже внедрила КЭДО, то при приеме новых сотрудников она также обязана уведомить их о том, что в компании ведётся КЭДО.
Правила такого уведомления аналогичны правилам при первоначальном внедрении КЭДО: впервые трудоустроенных сотрудников необходимо уведомлять о КЭДО. При этом сотрудники, которые имеют трудовой стаж на 31.12.2022 года, вправе согласиться на использование КЭДО или отказаться.
Заключение
Уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот — это обязательная процедура при внедрении КЭДО в компании. Оно позволяет обеспечить юридическую прозрачность процесса, информирует сотрудников о новых правилах и даёт возможность — при наличии такой нормы — отказаться от участия в системе.
Факт ознакомления с уведомлением должен быть обязательно подтверждён. Если применяется 1С КЭДО, это может быть электронная отметка в интерфейсе сотрудника.
Включение уведомления в пакет кадровых документов помогает избежать споров, повысить правовую защищенность работодателя и обеспечить корректный запуск электронного кадрового документооборота.
Хотите настроить уведомление, подписание и весь процесс КЭДО правильно? Воспользуйтесь 45-дневной бесплатной версией 1С КЭДО или запросите демонстрацию у партнёров 1С.