Что делать, если сотрудник не хочет переходить на КЭДО?

Может ли сотрудник отказаться от КЭДО
Главная
→
Правовое регулирование

Введение электронного кадрового документооборота (КЭДО) стало важным этапом цифровизации трудовых отношений. Он позволяет работодателям и работникам подписывать кадровые документы в электронном виде, ускоряет процессы, снижает бумажные издержки и обеспечивает безопасность обработки персональных данных. Однако нередко возникает вопрос: может ли сотрудник отказаться от кадрового ЭДО? В этой статье мы разберёмся, что говорит закон, когда допускается отказ, и как работодатель может поступить в таких случаях.

В этой статье:

Может ли сотрудник отказаться от кадрового ЭДО?

Согласно статье 22.2 Трудового кодекса РФ, переход на кадровый электронный документооборот возможен только с письменного согласия сотрудника. Это означает, что работодатель не вправе принуждать сотрудников к использованию КЭДО, если те не выразили согласия. Отказаться от использования КЭДО может любой сотрудник, который ещё не подписал согласие на переход. Данное правило распространяется только на тех работников, у которых до 1 января 2022 года имеется официальный трудовой стаж.

Если согласие на КЭДО уже подписано, то отозвать его нельзя — об этом прямо сказано в письме Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321. После подписания согласия сотрудник обязан взаимодействовать с работодателем посредством электронного документооборота. Вернуться к бумажной форме можно только при смене работодателя или при переводе на другую должность в организации, для которой КЭДО не предусмотрено в рамках Положения о КЭДО.

Основания:

Основные причины отказа и что им противопоставить

Сотрудники могут отказаться от перехода на КЭДО по самым разным причинам:

  1. Недоверие к электронному формату — страх, что электронные документы могут быть утеряны или подделаны.
  2. Низкий уровень цифровой грамотности — неуверенность в своих навыках работы с электронной подписью или порталом.
  3. Технические сложности — отсутствие доступа к компьютеру, Интернету или мобильному телефону с большим экраном (не кнопочные мобильные телефоны).
  4. Опасения утечки персональных данных.
  5. Юридическая неуверенность — не все сотрудники знают, что электронный документооборот имеет такую же юридическую силу, как бумажный.
  6. Беспокойство из-за отсутствия бумажных копий кадровых документов и непонимание того, как их получить во время работы в организации и после увольнения.

Что может сделать работодатель:

  • Провести обучающие семинары о КЭДО и ЭП;
  • Обеспечить техническую поддержку (выдача ЭП, настройка рабочих мест);
  • Убедительно донести преимущества: удобство, доступность документов, сокращение сроков согласований;
  • Кроме обеспечения доступа к КЭДО через личный кабинет, мобильный телефон, планшет, ноутбук или компьютер также обеспечить выделенное стационарное рабочее место (планшет или компьютер) в рабочих подразделениях или в отделе кадров;
  • Объяснить, что ЭП для кадровых документов равнозначна бумажной подписи в силу закона (ст. 22.3 ТК РФ);
  • Подчеркнуть безопасность систем, используемых для КЭДО.

Как ещё мотивировать сотрудников переходить на КЭДО?

КЭДО — это не просто способ отказаться от бумаги. Это шаг к прозрачности, автоматизации и защищённости всех кадровых процессов. Чтобы сотрудники хотели использовать КЭДО, важно правильно выстроить систему мотивации:

  • Информировать. Сотрудники часто отказываются, потому что не понимают, зачем это нужно. Регулярно рассказывайте о возможностях КЭДО.
  • Показывать выгоды. Личный кабинет, быстрый доступ к документам, сокращение времени на оформление отпусков, больничных, переводов, отсутствий, справок и расчётных листков.
  • Демонстрировать наглядно. Покажите процесс подписания через КЭДО: быстро, удобно, безопасно.
  • Вовлекать руководство. Когда руководители компании первыми начинают использовать КЭДО, это повышает доверие со стороны сотрудников.
  • Использовать геймификацию и бонусы. Например, небольшой бонус за переход на КЭДО или поощрение самых активных пользователей.

Нюансы отказа от КЭДО

Может ли сотрудник отказаться от кадрового ЭДО, если уже подписал согласие?

Согласно Письму Минтруда № 14-6/ООГ-7321 от 24.11.2022, отказ от КЭДО после подписания согласия невозможен. Такой работник обязан взаимодействовать с работодателем в рамках установленных процедур.

Отозвать согласие нельзя, так как механизм такого отзыва не предусмотрен трудовым законодательством.

Основание: Письмо Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321.

Может ли работодатель вернуться с КЭДО на бумажный документооборот?

Может, но только в отношении тех сотрудников, которые не дали согласие на участие в КЭДО. Для них ведение кадровых документов остаётся на бумаге.

Отказаться от КЭДО в отношении всех сотрудников — сложная задача, особенно если уже выстроены процессы. Однако трудовое законодательство не запрещает отказаться от КЭДО в организации в целом, если будут внесены соответствующие изменения во внутренние регламенты.

Основание: Статья 22.2 ТК РФ

Основание: Письмо Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321.

Может ли работодатель сменить платформу КЭДО?

Да, может. Работодатель вправе выбрать любого провайдера КЭДО или сменить существующего провайдера, например, перейти с одного сервиса на другой (например, на 1С:Кабинет сотрудника). При этом важно соблюсти следующие условия:

  • Сообщить сотрудникам о смене платформы;
  • Обеспечить доступ к новой системе;
  • Обновить соглашения и регламенты при необходимости;
  • Обеспечить юридическую значимость подписей (УКЭП или УНЭП).

Может ли сотрудник часть документов подписывать в КЭДО, а часть — на бумаге?

Да, если это предусмотрено Положением о КЭДО, а также Трудовым кодексом. В Положении о КЭДО организация указывает полный перечень документов, доступных в КЭДО для сотрудников, которые перешли на КЭДО. Дублирование перечисленных в Положении документов на бумаге не предусматривается.

Также в Трудовом кодексе прописано, что для ряда документов (1. приказ об увольнении, 2. трудовые книжки, 3. акты о несчастном случае и 4. прохождение инструктажа по безопасности и охране труда) применением КЭДО невозможно. Таких документы можно вести только на бумаге.

Если сотрудник, согласившийся на работу по КЭДО, хочет использовать комбинированный вариант работы, т.е. сегодня я подписываю Заявление на отпуск на бумаге, завтра в КЭДО, а через неделю снова на бумаге, то подобные комбинированные варианты в КЭДО не предусмотрены, но и не запрещены. И здесь скорее не работник является инициатором комбинированного документооборота, а работодатель в зависимости от ситуации.

Основание: статья 22.3 ТК РФ

Заключение

Таким образом, сотрудник вправе отказаться от КЭДО, если ещё не дал такое согласие в принципе. Работодатель обязан продолжать взаимодействие с таким сотрудником на бумаге. Если же согласие уже дано — оно является обязательным к соблюдению, и отозвать его нельзя.

При этом сотрудник всегда может передумать и добровольно перейти на КЭДО, написав заявление. Но обратный переход невозможен.

Работодателю стоит выстроить прозрачную, удобную и безопасную систему КЭДО, чтобы сотрудники хотели участвовать в ней добровольно. Использование таких решений, как 1С:Кабинет сотрудника, позволяет организовать весь процесс в полном соответствии с законодательством РФ.