Нужно ли внедрять КЭДО в 2025 году и кто от этого выиграет?

Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) становится всё более актуальным для российских работодателей. Однако у многих до сих пор остаются вопросы: обязательно ли внедрять КЭДО, когда КЭДО станет обязательным, и что нужно сделать уже сейчас, чтобы не остаться в стороне от цифровой трансформации.

В этой статье разберёмся, обязаны ли организации переходить на КЭДО в 2025 году, какие кадровые процессы можно автоматизировать, а также почему уже сейчас стоит внедрять систему КЭДО от 1С.

История экспериментов по введению КЭДО

Вопрос о переводе кадрового документооборота в электронный формат обсуждается в России не первый год. 24 апреля 2020 года (закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой») для решения кадровых проблем, возникших во время пандемии, была впервые утверждена возможность использования цифровых кадровых документов для работников. Несмотря на то, что участие в эксперименте было добровольным, из-за пандемийных ограничений даже крупные и весьма консервативные компании приняли в нём участие.

Полученные в результате эксперимента результаты подтвердили, что кадровый электронный документооборот работает эффективно и безопасно. Поэтому в ноябре 2021 года законом № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» КЭДО был включён в Трудовой кодекс РФ: статья 22.1 регулирует порядок осуществления КЭДО, статья 22.2 описывает использование электронных подписей, а статья 22.3 — особенности взаимодействия с работниками.

С марта 2023 года, согласно приказу Минтруда (№ 578н), действуют единые требования к форматам и составу документов КЭДО.

Есть ли сроки обязательного перехода на КЭДО в 2025 году?

В 2025 год переход на КЭДО остаётся добровольным. Ни один нормативный акт пока не делает кадровый электронный документооборот обязательным для всех работодателей. Нет точной даты, когда КЭДО станет обязательным — в 2025 году таких решений также не принималось.

Тем не менее, Минтруд, Минцифры и другие госорганы последовательно двигаются к цифровизации трудовых отношений. На совещаниях и форумах представители ведомств подчёркивают, что широкое внедрение КЭДО — это лишь вопрос времени.

Принимая во внимание успехи КЭДО и высокий темп развития и проникновения КЭДО решений, мы рекомендуем начинать внедрение КЭДО уже сейчас, пока это можно делать в удобном темпе, с минимальными затратами и без штрафов за несоблюдение требований.

Зачем компании внедрять КЭДО уже сейчас?

Даже если КЭДО не обязателен в 2025 году, его внедрение даёт компаниям значительные преимущества. Вот основные причины начать цифровизацию кадровых процессов уже сейчас:

• Экономия времени и ресурсов: документы подписываются онлайн, без печати, сканирования и доставки;
• Удобство для сотрудников: доступ к документам 24/7, подписание с телефона через Госключ или УНЭП;
• Безопасность: все действия фиксируются в системе, документы невозможно подделать;
• Юридическая значимость: при соблюдении Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы равны бумажным;
• Готовность к будущим требованиям: компании, начавшие внедрение, будут защищены от спешки при возможной обязательности КЭДО;
• Снижение ошибок и дублирования данных: автоматическое заполнение всех документов, проверки, напоминания;
• Оптимизация бизнес-процессов: документооборот между подразделениями ускоряется, согласования проходят быстрее;
• Надёжное цифровое хранение: документы всегда под рукой в электронном виде без громоздких бумажных архивов. А настроенное резервное копирование гарантирует, что они никогда не пропадут.

Решение КЭДО от 1С — 1С:Кабинет сотрудника — позволяет безопасно и удобно подписывать кадровые документы с использованием УНЭП и УКЭП. Оно подходит как для крупных компаний, так и для малого бизнеса.

Какие документы можно перевести в КЭДО?

Большинство стандартных кадровых документов можно перевести в КЭДО.

В электронном виде оформляются:

• приказы (о приёме, переводе, изменении условий труда)
• трудовые договора и доп. соглашения
• заявления (на отпуск, отгул, изменение графика)
• уведомления (о премиях, изменении оклада)
• служебные записки и согласования
• график отпусков
• локальные нормативные акты (ЛНА)
• акты и пояснительные записки
• и другие кадровые документы

Следует учитывать, что КЭДО не применяется для иностранных работников, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации согласно письму Минтруда РФ от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848.

Кроме того, ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ устанавливает перечень документов-исключений, которые нельзя перевести в КЭДО — например, приказ об увольнении.

Зачем организации переходить на КЭДО?

Сопротивление КЭДО: как справиться с возражениями?

Несмотря на очевидные плюсы, не все компании готовы к переходу. Вот популярные возражения и как на них реагировать:

1. «Нам это не нужно — всё и так работает»

Бумажный документооборот — это затратный и медленный процесс. Перевод кадровых документов в электронную форму позволяет ускорить процессы, снизить затраты на бумагу, канцтовары, обслуживание принтеров и МФУ, доставку и хранение документов. Это особенно критично для компаний с распределённым штатом.

2. «Сотрудники не хотят пользоваться КЭДО»

Если использовать понятные интерфейсы, такие как 1С:Кабинет сотрудника, и провести инструктаж или обучение, то большинство сотрудников смогут быстро адаптироваться.

Если сопротивление внедрению большое, начните его постепенно — с заинтересованных сотрудников. Их положительный опыт даст мотивацию для перехода остальным.

3. «Это сложно технически»

Современные решения не требуют сложной настройки. Например, в 1С КЭДО сотрудник самостоятельно выпускает УНЭП через мобильное приложение 1С:Кабинет сотрудника. Работодатель лишь обеспечивает доступ к функционалу.

4. «Это дорого»

Внедрение КЭДО — это инвестиция, а не просто расходы. Рассчитайте реальную стоимость «бумажного» документооборота:

• Прямые расходы: Бумага, картриджи, обслуживание принтеров, канцелярия, конверты, доставка, курьеры, архивы и хранилища (аренда, стеллажи, охрана).
• Косвенные расходы: Время сотрудников на печать, подпись, передачу, поиск, копирование, восстановление утерянных бумаг; простои из-за ожидания документов; ошибки ручного ввода.

КЭДО устраняет или резко снижает эти статьи. Современные облачные решения часто имеют гибкую подписку, не требуя больших первоначальных вложений в «железо». Экономия на бумаге и процессах окупает систему очень быстро, особенно при большом документообороте или распределенной команде.

5. «Это небезопасно»

Электронный документооборот при правильной организации безопаснее бумажного:

• Юридическая сила: Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет такую же законную силу, как бумажный с собственноручной подписью (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Подделать КЭП невозможно.
• Контроль доступа: В КЭДО легко настроить права доступа к документам: кто может видеть, подписывать, редактировать. В бумажном архиве доступ физически сложнее контролировать.
• Аудит действий: Системы КЭДО фиксируют ВСЕ действия с документом: кто, когда и что сделал (создал, просмотрел, согласовал, подписал, отклонил). В бумажном потоке отследить историю изменений и доступов крайне сложно.
• Физическая сохранность: Электронные документы защищены от пожара, воды, кражи физических папок. Регулярное резервное копирование гарантирует восстановление данных даже в случае сбоя.

Как начать переход на КЭДО в 2025 году?

Чтобы подготовиться к будущим требованиям и уже сейчас повысить эффективность, рекомендуется:

• Принять положение о КЭДО в организации;
• Подготовить заявление о согласии на участие в КЭДО;
• Настроить систему КЭДО, например 1С:Кабинет сотрудника;
• Обучить сотрудников порядку выпуска и использования УНЭП или приложения Госключ;
• Автоматизировать типовые кадровые процессы: отпуска, командировки, графики, приказы и т.д.;

Вы можете получить полный набор указанных выше документов, оставив заявку на консультацию.

КЭДО можно внедрять поэтапно, начиная с документов, наиболее удобных для перевода в электронный вид. Это позволяет избежать сбоев и сопротивления.

Заключение

Переход на КЭДО — это не обязанность в 2025 году, но уже очевидная необходимость для компаний, стремящихся к эффективности и цифровизации. Бумажные процессы устарели, и всё больше организаций внедряют систему КЭДО и особенно КЭДО от 1С, чтобы освободить ресурсы и ускорить работу с документами.

Цифровизация — это стратегический шаг к повышению эффективности вашего бизнеса. Рекомендуем:

• Запросить демонстрацию 1С КЭДО у партнёров 1С;
• Или начать с бесплатной пробной версии на 45 дней.

Внедрять КЭДО удобно, надёжно и выгодно. Не упустите возможность сделать кадровые процессы современными и эффективными уже сегодня!