Когда нужно брать согласие на КЭДО, а когда — нет? Какие подписи можно использовать для оформления? В статье подробно разбираем правовые нюансы, даём образец согласия и объясняем, как не допустить ошибок при переходе на электронный кадровый документооборот.
Обязательно ли брать согласие на КЭДО?
Внедрение электронного кадрового документооборота (КЭДО) в организации — это серьёзный шаг в сторону цифровизации кадровых процессов. Однако он требует соблюдения определённых юридических процедур. Согласно статье 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан получить письменное согласие на КЭДО от каждого сотрудника.
Это значит, что без такого согласия невозможно использовать электронные документы и электронную подпись для взаимодействия с этим работником. Ведение электронного кадрового документооборота без согласия нарушает законодательство и может быть признано незаконным в случае трудового спора или проверки.
Таким образом, согласие на КЭДО от сотрудника — это не просто формальность, а юридическая необходимость, позволяющая работодателю перейти на цифровой формат хранения и обработки кадровых документов.
В каких случаях согласие не нужно?
Хотя получение согласия — важное условие, есть категории сотрудников, для которых такое согласие оформлять не требуется. Это установлено в части 7 статьи 22.2 ТК РФ.
Согласие не нужно, если:
- сотрудник трудоустроен после 31 декабря 2021 года;
- и при этом у него не было трудового стажа на эту дату, то есть он устраивается на свою первую официальную работу.
Данное условие говорит о том, что законодатели не увидели никаких трудностей для молодых, выросших в цифровых средах сотрудников сразу использовать кадровый электронный документооборот во взаимодействии с работодателем посредствам веб-интерфейсов или мобильных приложений соответствующих КЭДО-сервисов. В то время, как более возвратные сотрудники с трудовым стажем до 2022 года могут с трудом осваивать и даже не освоить современные цифровые технологии.
Тем не менее, даже в этих случаях рекомендуется ознакомить работника с Положением о КЭДО и локальными актами, чтобы не возникло недоразумений в дальнейшем, или же сделать информацию о КЭДО в организации частью трудового договора.
Можно ли подписать согласие на КЭДО электронной подписью?
Многие работодатели задаются вопросом: можно ли упростить процедуру и оформить согласие на КЭДО в электронном виде? Ответ — зависит от типа электронной подписи.
Важно понимать:
- Согласие на переход к КЭДО — это документ, который предшествует началу электронного взаимодействия.
- Оно само не может быть частью КЭДО, так как ещё не определены правила электронного документооборота с конкретным сотрудником.
- Подписывать такое согласие можно только собственноручной подписью на бумаге или усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
- Простая электронная подпись (ПЭП) и усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) не могут использоваться для подписания согласия на КЭДО.
Почему это важно:
- Минтруд России поясняет, что согласие работника на КЭДО при взаимодействии с работодателем необходимо оформлять в письменном (бумажном) виде согласно ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ.
- ГОСТ Р 7.0.8-2025 (п.28), на который ссылается Минтруд, определяет письменный документ как документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
- Федеральный закон No 63-ФЗ «Об электронной подписи» прямо устанавливает (ч.1 ст.6), что электронный документ, подписанный УКЭП, автоматически признается равносильным документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.
- Отсюда следует, что применение УКЭП для согласия на КЭДО возможно и юридически обосновано, так как электронный документ с такой подписью федеральным законом прямо приравнен к бумажному документу с собственноручной подписью, что удовлетворяет требованиям ТК РФ к письменной форме документа в трудовых отношениях.
Кроме того, у работодателя должен храниться оригинал согласия или его электронный аналог, подписанный УКЭП. Хранение только скана не является достаточным доказательством в случае проверки.
Образец согласия на КЭДО
Если вы используете систему 1С, в том числе 1С:Кабинет сотрудника, вы можете взять образец согласия на КЭДО от 1С, адаптированный под законодательство и потребности бизнеса.
Типовой шаблон содержит:
- Наименование организации
- ФИО сотрудника
- Подтверждение ознакомления с Положением о КЭДО
- Сведения о том, есть ли у него цифровая подпись, подходящая для целей КЭДО
- Подпись сотрудника и дату оформления
Такой образец помогает избежать юридических рисков и недочётов. Вы можете скачать его из настроек вашей конфигурации 1С или из базы ИТС.
Дополнительно можно приложить памятку о работе в системе КЭДО, чтобы сотрудник знал, как и где он будет подписывать документы, получать уведомления и работать с личным кабинетом.
Скачать файл: Заявление о согласии на переход на КЭДО — образец
Почему сотрудники могут не соглашаться на КЭДО и что с этим делать?
Несмотря на очевидные плюсы цифровизации, некоторые сотрудники не торопятся соглашаться на электронный документооборот. Причины могут быть как личными, так и связаны с недостатком информации:
Причины отказа:
- Недоверие к электронным подписям и цифровым технологиям
- Опасения по поводу безопасности персональных данных
- Привычка работать с бумажными документами
- Отсутствие навыков работы с компьютером
- Отсутствие желания изучать новые форматы работы
Что делать:
- Провести информационную встречу или рассылку с объяснением преимуществ КЭДО.
- Объяснить, что 1С КЭДО надёжен и безопасен — всё работает через защищённый канал связи.
- Рассказать, что устанавливать приложение не обязательно — можно пользоваться веб-интерфейсом.
- Объяснить, что все электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
- Подчеркнуть, что сотрудник сможет просматривать и сохранять документы у себя, а также при необходимости запрашивать бумажную копию.
- Рассказать о способах доступа к документам в случае увольнения.
Скачать файл: Заявление об отказе от перехода на КЭДО — образец
Если сотрудник всё же отказался — не проблема. Он может согласиться на переход на КЭДО в любое время позже. Работодатель обязан вести его кадровые документы на бумаге до момента получения согласия.
Как отправить согласие на КЭДО из 1С?
Система 1С автоматизирует процесс подготовки, печати и учёта согласий на переход к КЭДО. Это доступно в разделе «Кадры» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).
- В разделе «Кадры» — «Сервис 1С:Кабинет сотрудника» -«Настройки» включите использование кадрового ЭДО.
- Если необходимо, отредактируйте шаблон согласия и нажмите «Сформировать согласия». Здесь же можно подключить автоматическое формирование согласий для новых подключённых сотрудников, тогда в дальнейшем этот шаг можно будет опустить.
- Через сервис 1С:Кабинет сотрудника работник получает документ, распечатывает его, подписывает на бумаге, нажимает «Я подписал» и передаёт документ в отдел кадров.
- Чтобы подтвердить получение согласия, в разделе «Кадры» — «Согласия на присоединение к КЭДО» проверьте состояние согласия (если сотрудник всё сделал правильно должно быть «Согласие») и нажмите «Подтвердить наличие подписанного документа».
После этого сотрудник сможет выпустить УНЭП и работать с системой КЭДО, отправлять, получать и подписывать документы через личный кабинет.
Частые вопросы о согласии на КЭДО
Можно ли оформить одно согласие на всех сотрудников? — Нет. Согласие оформляется индивидуально от каждого сотрудника.
Что делать, если сотрудник потерял бумажное согласие? — Сделать копию из архива работодателя. Оригинал должен храниться у работодателя.
Может ли сотрудник отозвать согласие на КЭДО? — Нет, законом не предусмотрена процедура отзыва. После присоединения к КЭДО отказаться от него нельзя.
Согласие на присоединение к КЭДО — это отправная точка для цифрового взаимодействия с сотрудниками. Оформляя это согласие корректно и вовремя, вы обеспечиваете безопасность, юридическую чистоту и удобство как для кадровой службы, так и для сотрудников.
Если вы уже используете 1С или только планируете внедрение КЭДО — обратитесь к партнёрам 1С за демонстрацией возможностей, настройкой системы и образцами документов.